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À Olivet, des managers accompagnés pour des nouveaux agents bien intégrés

Publié le : 9 février 2018 à 17:22
Dernière mise à jour : 23 mars 2018 à 11:38

À l’occasion de la décentralisation d’un service mutualisé dans ses locaux, la ville d’Olivet a remis à plat l’accueil des nouveaux agents. Résultat : des recrutés immergés dans leur future collectivité avant même leur prise de poste, et des managers accompagnés à chaque étape d’intégration grâce à une procédure pas à pas.

Pour améliorer l’accueil des agents dans la collectivité, la ville d’Olivet a mis en place depuis une dizaine d’années différentes actions : demi-journée d’échanges et animation sportive semestrielles, carnet de bord de l’agent, présentation des nouveaux arrivants dans la lettre d’information interne, fiche de présentation de chaque nouvel agent envoyée à tous par email. Des actions qui ne faisaient cependant pas l’objet d’une procédure RH définie et établie. La perspective de l’arrivée de 25 collaborateurs informaticiens issus de la communauté urbaine d’Orléans et d’une commune voisine sur le site municipal début 2017 a permis de poser la problématique de l’accueil et de l’intégration sous un autre angle.

Accueillir au mieux les agents des services mutualisés décentralisés

Dans le cadre d’un processus de mutualisation des moyens et des compétences, Olivet (2ème ville du département) a choisi d’accueillir dans ses locaux la direction des systèmes d’informations (DSI) mutualisée entre Orléans métropole et certaines villes membre. Un changement professionnel pour la trentaine d’agents de la DSI que l’équipe municipale a souhait accompagner de manière spécifique pour les rassurer et leur souhaiter la bienvenue. « Nous sommes 450 agents à la ville, nous nous connaissons tous, et nous connaissons bien les élus », explique Emilie Bergevin, chargée de communication à la mairie d’Olivet. « Nous souhaitions que ces nouveaux collègues arrivant d’Orléans se sentent accueillis . Nous avons travaillé dès l’été, soit 6 mois avant leur prise de poste, à la fois sur les locaux et les événements autour de leur arrivée (rencontres avec le DGS et le dircab, inauguration avec le président de la métropole), et aussi sur une campagne plus large, applicable à tous les agents. »

Des vidéos teaser envoyées aux futurs agents

Le service communication a ainsi proposé la réalisation de deux vidéos « teaser » envoyées par mail à chaque futur agent en amont de sa prise de fonction. Leur objectif : lui présenter succinctement son futur univers professionnel et ses futurs nouveaux collègues, « donner le ton », et l’aider à appréhender au mieux son premier jour.

Dans une première vidéo le maire et le Directeur Général des Services adressent un message de bienvenue au nouvel agent. Envoyée un mois avant la prise de poste effective, elle adopte délibérément un ton institutionnel.

Sur un ton plus léger et décalé, un deuxième film intitulé « Le nouveau », met en scène un agent tout au long de son premier jour à la mairie. « Nous voulions montrer quelqu’un en immersion tout en ayant en tête la difficulté d’outrepasser les différences entre les entrées dans chaque service » , précise Emilie Bergevin.

La ville fait donc appel à un prestataire vidéaste qui connaît bien la ville. Pour le rôle du nouveau, elle a recours à un acteur plus apte à se mettre en situation de découverte qu'un agent évoluant déjà dans la collectivité et dans un métier spécifique. Tout au long de la vidéo le « nouveau » suit le parcours classique d’accueil mis en place par la ville. « Nous nous sommes plutôt concentrés sur les équipements et les services avec la complicité d’une dizaine d’agents qui ont été acteurs du projet en jouant leur propre rôle ». La vidéo a nécessité un budget de 5 000 euros et trois jours de tournage (mobilisant un vidéaste, un acteur principal, deux chargés de com’ et une dizaine d’agents participants) avec « deux montages : un général, et un plus spécifique pour les agents de la DSI mutualisée qui n’ont pas tout à fait les mêmes droits que les agents municipaux », ajoute la chargée de com. « Nous envoyons maintenant ces deux vidéos à tous les futurs agents d’Olivet. Et nous en avons profité pour remettre à plat tout le parcours d’accueil des nouveaux, disparate d’un service à l’autre. »

Une procédure d’accueil « pas à pas » pour assurer le même niveau d’information de tous les services

Suite à la réalisation de ces vidéos le service communication, en collaboration avec le service RH, a travaillé dès l’été 2017 à la rédaction d’une procédure d’accueil des nouveaux agents « pas à pas ». Destinée aux responsables de service et aux agents des Ressources humaines, elle répertorie toutes les étapes à suivre pour réussir l’accueil d’un recruté et détaille ce que doivent faire les responsables de service d’une part, et les agents des Ressources humaines d’autre part, avant l’arrivée, le jour de l’arrivée et après l’arrivée du nouvel agent. « Nous voulions dédramatiser et donner un support clair et partagé avec tous les chefs de service pour qu’il y ait le même niveau d’information », explique Émilie Bergevin.

La collectivité applique cette nouvelle procédure depuis l’automne 2017, avec une nouveauté : une fiche récapitulative sur laquelle l’agent peut noter ses informations. Pour ce nouveau support comme pour l’ensemble de procédures et documents informatifs relatives à l’accueil des agents, la ville privilégie un mode de diffusion dématérialisé – mis à disposition des managers sur la plateforme Google Drive utilisée par tous les agents au quotidien – pour faciliter leur localisation et leur mise à jour.

La ville travaille maintenant à l’élaboration d’une procédure allégée pour l’accueil de nouveaux collaborateurs sur des durées de contrat inférieures à 6 mois ainsi que pour les retours de congés longue durée. Pour évaluer son nouveau processus d’accueil, elle a également élaboré un questionnaire renseigné par l’agent lors d’un entretien de fin de 1er trimestre d’activité.