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Sujets RH complexes : des outils de com innovants et diversifiés à Rouen

Publié le : 11 avril 2018 à 10:17
Dernière mise à jour : 13 avril 2018 à 16:52
Par Anne Revol

Journée de carence, hausse de la CSG, nouveau régime indemnitaire, Compte Personnel de Formation, … au gré des réformes, les communicants internes doivent se saisir de sujets RH parfois complexes. Comment informer au mieux des agents aux profils très divers des nombreux mesures, souvent très techniques et parfois sensibles, qui les concernent ? Lors des dernières rencontres de la communication interne, Herléane Soulier, chargée de communication interne à la ville de Rouen, est venue présenter la démarche et les outils utilisés dans sa collectivité pour aborder certains changements récents.

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La ville de Rouen emploie 3000 agents sur environ 220 métiers différents. « Entre les agents de terrain, les agents administratifs, et les différentes catégories, c’est compliqué pour se faire entendre et comprendre par tous », explique la chargée de communication interne de la ville. Un exercice d’autant plus ardu sur certains sujets RH complexes comme ceux que la com interne a du abordé en ce début d’année 2018 : rétablissement du jour de carence, hausse de la CSG sur les fiches de paie, et mise en place d’un nouveau régime indemnitaire - le fameux RIFSEEP.

Favoriser l’accompagnement et la pédagogie avec des outils de communication innovants et différenciés

Pour ces trois sujets, qu’il a fallu traiter tous au même moment, la mission communication interne de Rouen (3 personnes : une responsable, une chargée de communication et une chargée de projet), a utilisé des supports différents à chaque fois. Elle s’est appuyé sur les outils mises en place sur le nouvel intranet depuis plus d’un an : une web tv et une web radio. « Nous avons favorisé l’accompagnement et la pédagogie en faisant le choix de la concertation et du recours à des médias innovants. Notre objectif : capter l’attention des agents, pour être sûrs qu’ils ne passent pas à côté de l’information et s’assurer qu’il la comprenne », précise Herléane Soulier.

RIFSEEP : des pauses et des tutos

Pour aborder l’abscons sujet du RIFSEEP, la DRH et la mission communication ont privilégié la concertation en intégrant les agents dans leur communication « On a rencontré la DRH qui nous a expliqué qu’il fallait mettre en place un nouveau régime indemnitaire. Une fois que nous avions fait le tour avec eux et que nous avions plus ou moins saisi, on a cherché comment expliquer tout ça aux agents et surtout comment les impliquer. Nous avons mis en place deux types d’événementiels : les « tutos » et les « pauses ». »

Le premier format, le « tuto », s’apparente à une formation : des experts RH présentent le dispositif et répondent aux questions. Pour toucher un maximum d’agents, plusieurs dates, horaires et lieux ont été proposés. « On a envoyé une invitation à l’ensemble des agents et on leur a proposé de participer à une séance d’explication. Quand sur le carton d’invitation, on voit qu’on va parler du nouveau régime indemnitaire, tout de suite ça intéresse. C’est comme cela que l’on a pu capter l’attention ». 3 réunions se sont tenues avec une cinquantaine agents environ à chaque fois

« Une fois que les tutos sont passés et que donc les agents ont eu l’information descendante, nous les avons fait participer à travers le deuxième format : les « pauses ». Deux heures pendant lesquelles l’ensemble des personnes n’ont pas de portable, pas d’ordinateur, pas de tablette. On se concentre sur le sujet et on travaille ensemble sur comment mettre en place le régime à la ville de Rouen. » Ces groupes de travail permettent à la fois aux RH de récolter un ensemble d’éléments et aux agents de pouvoir s’exprimer de vive voix directement auprès des responsables RH qui vont mettre en place de le dispositif. 4 groupes de 30 personnes mélangeant toutes les catégories d’agents et toutes les organisations syndicales se sont réunis.

Des sketchs décalés sur la journée de carence

Pour communiquer sur un des autres sujets RH du moment, la journée de carence, la com interne change de format. Elle utilise la webtv de son intranet à travers la série «Têtes d’ampoules », une émission qui traite les informations internes sous la forme de sketchs décalés pour intéresser les agents. Après deux numéros consacrés à l’intranet, le troisième épisode de la série aborde donc le sujet plus technique de la journée de carence. « On a fait appel à un gestionnaire individuel de la DRH qui fait passer le message, et à Florence, notre chargé de projet com interne, qui joue le rôle de l’agent râleur ».

Une émission radio pour informer sur la hausse de la CSG

Après les tutos et la vidéo, la radio. « Depuis le développement du nouvel intranet nous avons une émission hebdomadaire de 2 minutes, « Hebdo D-clic » où chaque semaine on reprend les trois informations les plus importantes. On a donc utilisé ce média pour informer sur la CSG. » Tout comme l’émission vidéo, l’émission radio est produite en interne : écriture du synopsis, enregistrement avec le micro de la caméra (pour la radio) ou la caméra du service communication externe, montage sur le logiciel Première par la chargée de communication qui s’est formée au montage et à la vidéo.

Des médias complémentaires des autres supports de com interne

Tous ces médias innovants sont attractifs car ils permettent de capter l’attention de l’agent mais ils n’empêche pas l’utilisation des supports de communication interne habituels (journal interne, mail, brève sur intranet, courrier avec le bulletin de paie. « Ce qui est intéressant avec l’intranet, notamment la webtv et la web radio c’est que l’on touche les agents de terrain qui n’aiment pas beaucoup lire et n’en n’ont pas forcément le temps. Les agents se connectent, notamment en mobilité et sont habitués à écouter la radio ou regarder la tv, alors qu’ils ne prennent pas forcément le temps de lire le journal interne. » L’intranet permet aussi de faire passer l’information plus rapidement que le magazine mensuel, dont chaque numéro reprend les messages RH déjà diffusés via les outils numérique.s

Faire du ping-pong avec les RH tant que le message n’est pas clair

Au-delà des supports, la communication interne doit réussir à rendre compréhensible ces sujets RH. Pour relever ce challenge la mission communication interne de Rouen dispose d’un atout de taille : Herléane Soulier. a été chargée de mission à la DRH. Une expérience qui permet à la chargée de com interne d’avoir de très bonnes relations avec ses anciens collègues et de comprendre plus facilement le jargon RH. Pour autant « la vulgarisation reste un gros travail avec beaucoup de secrétariat de rédaction pour retravailler leurs textes, et plusieurs relectures par plusieurs personnes pour être sur qu’on est bien compris », précise-t-elle « Et nous faisons aussi revalider par les RH pour éviter que le texte vulgarisé ne fasse pas passer le message inverse. Nous faisons du ping-pong avec eux, avec un principe : tant que nous n’avons pas compris, on ne sort pas l’information. »