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Communication interne, Une certaine idée du bonheur : 9e Rencontres nationales de la communication interne | Cap'Com

Communication interne, Une certaine idée du bonheur : 9e Rencontres nationales de la communication interne

Communication interne
Publié le : 
3 mars 2016

Dans un contexte institutionnel marqué par de nombreuses incertitudes et par les restrictions budgétaires, quels sont les leviers d’actions internes pour réactiver les mécanismes collectifs et redonner du sens au travail des agents ? Le thème du bonheur au travail s’impose pour aborder les questions d’une communication interne humaine, qui créée du lien et contribue à véhiculer une vision partagée des valeurs du service public. Comment la communication interne peut-elle contribuer au bien-être au travail ? Comment mieux utiliser les outils existants et quelles bonnes pratiques mettre en œuvre ?

9e Rencontres nationales de la communication interne sur le thème « Communication interne, Une certaine idée du bonheur » organisé par Cap'Com les 9 et 10 mars 2016 à Paris

Contenu : interventions au format audio, documents de présentation des intervenants et compte-rendus

Sommaire :

PROGRAMME COMPLET DES RENCONTRES

Téléchargez le programme des 9e Rencontres nationales de la communication interne

Étude : Présentation des résultats de l'étude 2016 sur les publications internes

Intervenants : Bernard Deljarrie, délégué général de Cap’Com (présentation et méthodologie de l’étude et  Didier Rigaud, maître de conférences à l’université Bordeaux Montaigne (présentation générale des résultats de l’étude 2016)

Réalisée tous les 10 ans auprès des responsables et chargés de communication interne des collectivités locales, administrations et organismes publics, cette grande étude permet de dresser un état des lieux des formes et fonctions des publications internes. Les résultats mettront en lumière les dynamiques actuellement à l’œuvre, les dernières évolutions des journaux internes  et leur place dans un monde connecté.

Retrouvez ici tous les résultats de l'étude 2016 sur les publications internes.

Écouter l'intervention :

 

Analyse : Zoom sur deux thèmes d'actualité : la place du politique et l'articulation numérique

Deux problématiques soulevées par l’étude 2016 sur les publications internes sont présentées et analysées par un expert. Ensemble, les participants échangent leurs expériences et débattent sur le sujet.

Thématique 1 : La place des élus et de la parole politique dans la communication interne

Écouter l'intervention :

 


Thématique 2 : L’articulation des contenus print et web

Écouter l'intervention :

 

Conférence : Faire participer les agents, l’exemple du projet RATP 2025

Intervenant : Jean-Marc Bernardini, directeur de la communication interne de la RATP

La RATP compte près de 50 000 agents répartis et mobiles sur l’ensemble du territoire francilien. D’ici à 2024, elle va devoir affronter la mise en concurence de son réseau routier historique. Pour relever collectivement ce défis, la RATP lance une démarche de participation et de concertation. Quelle méthodologie, quel plan d’action et quels outils pour que les agents contribuent à exprimer leur vision de l’avenir du groupe ?
Cette présentation est confidentielle et ne peut être diffusée en externe.

Présentation du groupe RATP :

Expériences

Revoir les pratiques de l’entretien professionnel

Intervenants : Éric Fauconnier, responsable de la communication interne d'Angers Loire Métropole décryptera la campagne "Les pros de l'entretien", Grand Prix Cap'Com 2015 dans la catégorie communication interne - Didier Rigaud, maître de conférences à l'Université Bordeaux Montaigne

Comment la communication interne peut-elle contribuer à faire partager une culture commune de l’entretien professionnel, tant pour les agents évalués, qu’évaluateurs ?

Écouter l'intervention :

 

Compte-rendu de l'atelier

« Il faut ajouter une dimension humoristique pour faire passer le message »
Angers : 150 000 hab – 4 000 agents concernés (représentants 200 métiers et des cultures très différentes)
Passage en Communauté urbaine le 1er janvier 2016
 
Commande de la DRH à la Com Interne : Accompagner le passage à l’entretien sans notation. « faire quelque chose d’original et de pêchu en très peu de temps…»
 
La réflexion a débutée en mai 2015, le tournage s’est fait sur 4 jours (vidéaste prestataire) et l’avant-première s’est tenue le 28 septembre 2015.
L’objectif : expliquer comment les agents s’approprient cette réforme de l’entretien pro et comment ils peuvent la partager.
« Nous avons fait le choix de l’humour et du contre-pied. On a joué les compétences internes : tous les acteurs sont des agents ». Toutes les catégories socio-professionnelles étaient présentes dans les saynètes, même un DGA a accepté de jouer…
Chaque saynète reprend 1 ou 2 éléments des objectifs fixés par la DRH :
- Partager une culture commune de l’entretien professionnel,
- Interroger les pratiques par l’humour,
- Fédérer en impliquant concrètement les agents « acteurs »
 
Plan de Communication interne
- Un journal interne + un guide de l’entretien professionnel + 1 espace intranet dédié « un peu sexy » pour que cela accroche le regard et pour que les agents se rendent sur ces pages.
- Des réunions d’information avec diffusion de tout ou partie des saynètes. Pour cela, mobilisation des encadrants puis de tous les agents jusqu’au plus près du terrain.
« On a réussi le coup de faire du buzz en interne ! »
 
Budget global = 3 500 € (coût du vidéaste)
40 collègues mobilisés
30 acteurs en interne
DRH (6 personnes)
Com interne (2 personnes)
 
>> Télécharger le guide de l’entretien professionnel
>> Télécharger le journal interne d'Angers Loire Métropole
 
Evaluation
Un support très utilisé dans tous les services avec une très bonne appropriation des agents.
Le lancement s’est fait en 2015. En 2016, il s’agit de maintenir la communication.
+ 80% de taux de retour des supports d’entretien.
Pour la DRH, il n’est pas évident de débuter des réunions par des vidéos humoristiques…
Le projet actuel est de dématérialiser des supports, en lien avec un projet de nouveau progiciel RH.
 
 
Échanges avec la salle
Q : Quel était l’état des pratiques au préalable ?
R : On est passé du tout au rien
Q : Le bilan Com a-t’il été croisé avec les objectifs fixés par la DRH ?
R : Le bilan Com est actuellement incomplet. Mais nous savons déjà qu’il y a eu plus de 2 000 connections sur la vidéo (pour rappel, 4 000 agents). Nous avons fait un travail de fond sur les critères et sur les règles à respecter et nous avons travaillé en partenariat avec les syndicats.
 
Q : Comment avez-vous organisé les réunions avec les dirigeants et les agents ?
R : Nous avons appliqué le principe du « cascading ». En premier des réunions au niveau des services pour les interventions de la DRH. Puis un travail avec les encadrants et ensuite un travail plus libre et adapté à chaque service  a été mis en place auprès des agents.
Q : Qu’avez-vous prévu pour 2016 ?
R : Pour 2016, nous devons trouver quelque chose d’aussi « accrochant » avec un angle nouveau. Pour cela nous allons nous appuyer sur une première évaluation qui est en cours. Nous utiliserons le support vidéo de manière régulière et sur divers sujets de com interne .
 
Q : La vidéo c’est bien mais un problème technique existe : souvent les agents n’ont pas de sortie son sur les ordinateurs…
R : Nous avons en effet rencontré ce problème. Nous utilisons donc la vidéo surtout dans les réunions. Ceci dit la vidéo est partie très vite sur les réseaux sociaux et les agents ont pu la visionner en famille à la maison.
 
Q : Avez-vous travaillé avec les forces syndicales en amont et quelles ont été leurs réactions ?
R : Il n’y a eu aucun souci avec les syndicats, ni railleries d’ailleurs. Les retours ont été assez positifs de leur part. Le projet s’occupait des agents et a donc été très bien perçu en interne.
Q : Comment avez-vous fait pour que les agents acceptent d’être filmés ?
R : À Angers c’est historique : cela fait 40 ans que la com interne existe. Le service ne se heurte donc à aucune défiance ou méfiance de la part des agents. Les agents ont dit oui à 90% et cela s’est fait très simplement. Nous avons bien sûr fait signer des documents de droit à l’image à tous les agents/acteurs.
 
Rappels
Service communication interne d’Angers : 6 personnes
Budget annuel : 80 000 €

Valoriser les métiers

Intervenants : Isabelle Knafou, responsable de la communication interne décryptera la campagne "Paris leur dit merci" - Benoît De Vasson, dirigeant - fondateur de Vecteur Public, agence spécialisée dans le formation et le conseil en communication

Dans un contexte de crise, comment saluer l'engagement des agents et valoriser le service public ?

Compte-rendu de l'atelier

Problématique : Dans un contexte complexe et tendu, comment saluer l’engagement des agents et valoriser le service public ?
 
Eléments de contexte
La Mairie de Paris en chiffres :

  • 52007 agents
  • 27000 agents de terrain
  • 5500 cadres
  • 350 métiers
  • 57,4 % de femme
  • 67,2 % de catégorie C

La communication interne travaille en binôme avec la direction communication, une équipe de 5 personnes associées à un réseau de correspondants.
 
Origine de la campagne
Il s’agit au départ d’une demande de la direction qui souhaite valoriser et mettre en avant ses agents et aussi une façon de répondre aux critiques de l’opposition et de la presse qui jugent le de fonctionnaires  trop important. L’idée est donc de mettre en avant leurs métiers mais aussi leur utilité dans le quotidien des citoyens parisiens. En interne, l’objectif est aussi répondre aux inquiétudes des agents face à un climat social tendu : sentiment d’un manque de reconnaissance de leur travail et inquiétudes quant aux évolutions et aux conditions de travail.
 
L’élément déclencheur du lancement de la campagne est un article du Parisien publié fin octobre 2015. La maire va alors commander une campagne en réponse à cet article, ce qui oblige une réactivité très forte et donc des délais très courts.
Une campagne est menée en quatrième vitesse et sera prête le 15 novembre 2015. Cependant le contexte chargé de la fin d’année va reporter la sortie après les vœux en janvier 2016.
 
Objectifs de communication
« L’idée c’est de passer par l’externe pour valoriser l’interne »
 
Sur la cible interne :

  • Valoriser le travail quotidien des agents et leur rôle dans le fonctionnement de la ville
  • Soutenir et valoriser la reconnaissance pour les agents

 
Sur la cible externe :

  • Éduquer et informer les parisien pour montrer l’utilité des agents, que les choses ne se font pas toute seule

Une campagne d’affichage « Paris leur dit merci » 2016
Mise en œuvre d’une campagne d’affichage : 280 faces pendant 2 semaines.
 
Slogan :
Paris leur dit merci
 
Baseline :
« Chaque jour les agents de la ville sont à vos cotés pour faire vivre Paris »
 
Contenu et concept graphique :
La campagne comprend 6 visuels mettant en avant 6 métiers de la collectivité :

  • Ingénieur
  • Auxiliaire de puériculture
  • ATSEM
  • Eboueuse
  • Inspecteur de sécurité
  • Aide soignant 

Un visuel simple pour mettre l’agent au cœur de la campagne et vraiment le mettre en valeur. Le choix des métiers n’est pas anodin et a été décidé par le cabinet et adjoint RH, l’ambition étant de représenter : les grands bataillons de la ville, les métiers un peu fragilisés et ceux qui ont vocation à prendre plus d’importance. Avec toujours en tête une logique de proximité avec le citoyen.

Afin de sélectionner les agents, la communication interne a sollicité les services concernés pour qu’ils proposent des agents de leur service. Le choix définitif a été fait par la communication interne afin de rendre la campagne représentative : parité homme/femme et dans les âges, déjouer les clichés avec une éboueuse femme et un aide soignant masculin.

Le shooting a été réalisé par une agence Eli photographe qui a participé avec la communication interne à la conception du principe graphique : mettre en scène l’agent dans son environnement et son uniforme de travail et valoriser l’agent avec un fond uni positionné derrière lui. Le prénom de l’agent est également présent sur l’affiche, ce qui renforce - surtout pour le public externe - le fait qu’ils s’agisse effectivement d’un agent de la ville de Paris. Notons que tous les agents ont signés une autorisation d’utilisation et de cession de droit d’image mais uniquement à usage de cette campagne.
 
Déclinaison de la campagne
 
En externe :

  • Communiqué de presse au Parisien
  • Mise en ligne sur le site et relais sur les réseaux sociaux d’une web série « ils font tourner ». Ce sont des vidéos de 2 minutes qui présentent les différents métiers et les compétences de la ville de Paris (vidéos vues entre 30000 et 50000 fois sur les réseaux)
  • Mise en ligne sur le site d’interviews sur les missions des agents présents sur les affiches de la campagne

En interne :

  • Flash info en interne
  • Affichage interne, déclinaison en une affiche des 6 visuels, dans tous les locaux de la ville de Paris (soit 3000 locaux)
  • Mise en ligne sur l’Intranet des interviews des agents

Budget : 17 300€ (dont 8000€ d’impressions)
 
Evaluation
La campagne étant très récente et faite dans la précipitation, il n’y a pas encore d’évaluation des retombées, mais beaucoup de retours positifs de la part des agents.
Nota : il y a eu grogne d’un métier non représenté, ce sont les maîtres nageurs de piscines. Cependant ces derniers ayant été en grève pendant près de 3 ans, il semblait un peu mal venu de demander aux parisiens de leur dire merci !
 
Perspectives :
Relancer une campagne identique sur 6 autres métiers avec mise en place d’une mesure des résultats en interne
 
Présentation de l'exposition publique « Paris en valeur » 2012
 
Objectif :
Valoriser l’implication des agents porteurs des quatre valeurs du service public parisien
Problématique :
Comment faire vivre et incarner ces valeurs communes ?
 
Contexte :
En 2012, la Ville de Paris élabore des valeurs de la ville :

  • solidarité
  • goût de lexigence
  • ouverture
  • innovation

Concept et conception graphique :
 
L’idée est de faire une exposition publique en habillant la façade de la mairie donnant sur la rue de Rivoli. L’exposition est constituée de 33 portraits d’agents de la ville de Paris, associés à un verbatim. Chaque verbatim a été validé avec l’agent et évoque l’une des valeurs. Chaque valeur a sa propre couleur à elle, pour une vrai cohérence graphique. L’agent est représenté en « civil » plutôt qu’en uniforme et en mouvement pour plus de spontanéité. Chaque portrait comporte également le nom et prénom de l’agent afin de vraiment incarner ces valeurs.
 
Cette action de communication a demandé 4 mois de travail à la communication interne. Le processus de sélection des agents a commencé par un appel à candidature. Une grande mobilisation des agents autour de cette action : 100 agents répondent à l’appel. Les prises de vues ont été réalisées pour chacun des volontaires. La communication interne a ensuite procédé à un écrémage pour plus de représentativité. On en gardera seulement 33. Les non imprimés ont vu leurs photos diffusées sur l’Intranet de la ville pour ne pas décevoir et valoriser les agents qui ce sont mobilisés sans être retenus.
 
L’inauguration de l’exposition s’est faite sur invitation envoyée aux agents et en présence du maire. Tous les agents représentés se trouvaient devant leur panneau. L’objectif était d’événementialiser la campagne en interne.
 
Actions :

  • Montage d’une opération de light painting lors du vernissage. Les agents devaient écrire un mot clef qui représente leur relation avec leur travail
  • Affichage en interne
  • Impression d’un catalogue de l’exposition
  • Déclinaison de la campagne dans chacune des directions, diffusée sur l’Intranet

Budget : 47 000€

  • agence pour la direction artistique
  • impression panneaux

Valoriser le bien-être au travail

Intervenant : Isabelle Mouquet, responsable de la communication interne de la ville de Rouen

Avec des marges de manœuvre budgétaires restreintes comment innover et valoriser la reconnaissance non monétaire pour motiver les agents autrement ?

Écouter l'intervention :

 

Compte Rendu
 
La ville de Rouen compte 2 500 agents.
La communication interne existe depuis 20 ans à Rouen et le thème du bien-être au travail a été travaillé aussi depuis 20 ans. C’est un des axes stratégiques du plan de com interne.
 
A Rouen nous avons identifié 3 visions/attentes des agents
 
Persona 1 : « Avoir du temps pour moi »
En réponse à cette attente, nous avons mis en place plusieurs dispositifs.
§ Midi sport : On s’est appuyé sur des collègues qui ont des compétences en sport (Badgminton, yoga, running, fitness, tennis de table…) pour proposer des temps sportifs gratuits. Le temps que ces agents passent à encadrer des cours de sport est inclus dans leurs heures de travail. Pour des questions d’assurance, les agents doivent prendre une adhésion annuelle à l’association sportive de la ville.
§ S’aérer l’esprit : Midi art floral, midi chorale, midi musée, midi bliblio, midi visite de chantiers… Toutes ces visites sont encadrées par des professionnels et restent gratuites (mise à part une participation de 7€ pour les matériaux utilisés en art floral). Les inscriptions sont gérées par le service de com interne.
 
Persona 2 : « Avoir une bonne ambiance de travail »
En com interne on travaille l’humain. Nous devons donc travailler sur la valorisation des agents.
§ Diffuser des photos des agents et les associer en Une du journal interne
§ Un gymnase et une école ont été construits et nous avons organisé une manifestation à la Mairie avec remise d’une très belle médaille à tous les agents impliqués dans ces projets.
§ Mise en place d’un trophée qualité par équipe (par service) dans le cadre de la mise en place de la norme qualité ISO
§ Création d’un espace de médiation (situé au niveau de la DRH) et d’une bande-dessinée pour communiquer sur cet espace et sur les aides proposées aux agents. La BD a été encartée dans le journal interne (mensuel).
§ Nous avons un dossier en cours sur l’encadrement des cadres : ce cycle va s’ouvrir avec la journée du management en juin qui aura pour thème principal la lutte contre les discriminations. Ces formations internes ont pour objectif de former les cadres intermédiaires.
 
Persona 3 : « Travailler dans un environnement de qualité »
Plusieurs axes sont travaillés pour répondre à cette attente des agents.
§ Plan triennal de travaux pour améliorer les bureaux
§ Bien informer : un journal nominatif pour les agents et un journal de directions sous forme d’affiche
§ Un intranet en 2017
§ Travail sur la prise en compte du handicap
 
Quelques échanges avec la salle
 
« En com interne, on est comme un DJ, il faut savoir bouger différentes manettes et à différents moments pour trouver le bon équilibre. Il faut être à l’écoute des collègues et savoir s’adapter très rapidement. C’est ça, je suis un DJ du bien-être avec une table de mixage pleine de boutons ! »
 
« Il n’y a pas de com interne sans l’appui du DGS. Les élus doivent être présent dans la com interne mais au niveau macro, pour donner les grandes directions »
 
« Nous suivons les grands axes définis par le PATAS (Protocole d’accord triennal des avancées sociales) signé en 2013. Nous avons aussi un projet en cours, la mise en place d’un SEI, Service d’échanges internes, sur le modèle du SEL. »
 

Créer du lien grâce à l’évènementiel

Intervenantes : Sandrine Guet, responsable de la communication de la ville d'Amboise - Bénédicte Loubaud, directrice conseil en communication chez Parties Liées (animatrice)

Retour sur le JT de la ville d’Amboise, un évènement pour lequel pleine confiance et liberté d’expression sont accordés aux agents. Une initiative originale qui fédère l’ensemble des services.

Compte-rendu

Problématique : comment changer la présentation des vœux et valoriser les agents et les services ?
 
Éléments de contexte
 
La Ville d’Amboise compte 500 agents avec un petit service communication qui s’occupe à la fois de l’interne et de l’externe : 5 personnes au sein du service mais 3 personnes seulement sur la cellule infocom.
La communication interne est une partie très minime du travail de ce service. Avec comme outil existant : l’Intranet.
 
Objectifs de la campagne

  • Casser les codes conventionnels du discours du début d’année, valoriser les projets de l’année, non pas en revenant sur des chiffres, des discours, des objectifs, mais en montrant concrètement comment les actions ont été vécues et ressenties
  • Valoriser le personnel, faire connaître les activités de chacun
  • Fédérer les équipes autour d’un projet commun
  • Proposer une forme de « divertissement » à l’ensemble du personnel

 
Stratégie de communication
 
Tout commence par une demande de la DGS, qui souhaite renouveler, et par conséquent modifier, la formule des vœux au personnel. Pour cela : elle donne carte blanche au service communication !
 
2013 : Changer les habitudes
 
Objectif : sortir du dispositif conventionnel
 
L’idée était de couper les codes du discours devant une assemblée, que cet événement ne se résume plus au discours d’une personne face aux agents.
 
Le service communication décide de remplacer le discours par un quizz. Des questions sont posées à l’assemblée sur les différents projets menés par la municipalité. Ce qui va permettre à tous les services de répondre aux questions qui les concernent. Chacune de leurs interventions seront appuyées par des visuels. Cette première action à pour but de faire participer les agents à cette cérémonie (durée : 1 heure) et revenir sur les actions menées tout au long de l’année.
 
En amont de la cérémonie, le service communication choisit d’utiliser la vidéo, pour dynamiser les vœux, et sollicite les agents pour qu’ils souhaitent la bonne année à leurs collègues.
 
Demande : souhaiter la bonne année à leurs collègues, à leur manière (déguisements, mise en scène)
 
La difficulté était pour cette première édition de regrouper un maximum de services sur un temps très court : le choix des participants s’est fait par la volonté de chacun. L’idée c’est de ne forcer personne, en effet, cette action n’a pas forcément reçue l’adhésion de tout le monde.
Elle a abouti à une vidéo de 4 min, suivi d’un bêtisier, qui a été diffusé pour clôturer le quizz lors de la cérémonie des vœux. Cette formule a beaucoup plue en interne. Suite à cela la communication décide de faire de la vidéo le premier outil pour la communication interne.
 
2014 et 2015 : Fédérer le personnel
 
En 2014, la formule est revisitée et la présentation des vœux se fait sous forme d’un journal télévisé. Le concept consiste à alterner entre reportage sérieux valorisant les métiers, les actions menées par la ville et le personnel :

  • Les emplois d’avenir qui ont rejoint l’équipe
  • L’extension du centre technique
  • Aménagement des rythmes scolaires

Et des vidéos plus décalées :

  • Parodie de météo
  • Fausses pubs
  • Mise en scène de la vie des services

En 2015, le concept est reconduit. La DGS accepte le rôle d’animatrice du JT pour lancer les sujets, rebondir sur les séquences. Cette nouvelle formule de journal télévisé a permis de mobiliser de nombreux agents en interne. En 2015 137 agents (sur 500) ont participé au projet.
 
2016 : Ne pas lasser
 
Après 2 ans de JT et pour ne pas lasser, le service communication lance encore une nouvelle formule sur le thème des 12 travaux d’Amboisix, en écho aux 12 travaux d’Astérix. Le service communication mobilise alors 12 services. Chaque service se voit attribuer une séquence, un défi, en lien avec son activité professionnelle. La finalité est un film d’une heure. Par exemple, le service administratif reprend la séquence du formulaire E38.
Avec 118 participants en 2016, cette cérémonie est vraiment devenue le RDV annuel des agents de la Ville.
 
Contraintes
 
Délai très court / des moyens restreints

  • Tournage de mi-novembre à début janvier (3 à 4 semaines)
  • Montage sur 2 ou 3 semaines 

Retombées et évaluations
 
L’impact sur le personnel :

  • une liberté de ton appréciée
  • une adhésion immédiate au projet
  • une volonté de participer en groupe ou en individuel pour mettre en avant les valeurs et les savoir-faire du service

Ce qui plait :

  • découvrir les collègues dans leur missions ou dans les scènes décalées
  • Pas de barrière hiérarchique : la DGS découvre elle même les vidéos en même temps que les autres
  • Au moment des prises de vue : le partage d’idées au sein des services, la cohésion d’équipe
  • A la diffusion du film : l’effet de surprise
  • Ceux qui ne peuvent pas assister à la diffusion retrouvent les vidéos sur l’Intranet

 

Renforcer l'adhésion du lecteur

Intervenant : Didier Rigaud, maître de conférences à l'Université Bordeaux Montaigne

À partir des résultats de l'étude 2016 sur les publications internes, un panorama des rubriques originales qui suscitent l'adhésion et de renforcent l'adhésion du lecteur.

Écouter l'intervention :

 

 

Accompagner la réforme territoriale

Intervenants : Philippe Debondue, délégué général du Musée Gallo-romain et ancien directeur de la communication du Département du Rhône - Stéphane Aguilera, chef du service de la communication interne du Département de l'Essonne

Organisation interne, cadre de travail, compétences, la réforme territoriale bouscule les agents. Comment communiquer en interne pour anticiper et gérer les conséquences des changements ? Dans la continuité de l'atelier com interne du Forum de Tours, retours sur l'expérience de la création du Nouveau Rhône et de la Métropole de Lyon.

Les étapes clefs

La Métropole de Lyon est née le 1er janvier 2015 : c’est une collectivité territoriale unique en France créée par la fusion de la Communauté Urbaine de Lyon et le Conseil Général du Rhône sur les 59 communes qui composent le territoire du Grand Lyon.
 
Cette nouvelle collectivité a été poussée par l’ambition de 2 hommes politiques alors respectivement présidents des 2 collectivités concernées, Gérard Collomb et Michel Mercier. Ces 2 hommes partagent une vision stratégique du territoire. Après s’être entretenus sur la préparation et la mise en œuvre de la Métropole du Grand Lyon, ils profitent de la venue du Président F. Hollande à Lyon à l’occasion d’un sommet franco-italien, pour le forcer à accepter que Lyon devienne la première Métropole française.
 
L’ambition est très lourde pour que tout soit prêt en janvier 2015, initier le changement dans de si grosses organisations : c’est compliqué ! En 2013, des groupes de travail et des équipes projets sont mis en place. L’enjeu est de réussir à transférer sur la nouvelle collectivité 4000 agents du Département du Rhône : les collègues… et toutes les fonctions transversales. Il fallait donc partager les agents et proposer des mobilités.
 
En 2014, la loi MAPTAM est promulguée. Le DGS et le DirCom du Département Rhône sont embauchés cette année-là. Ensemble, ils créent des outils de communication internes très opérationnels pour accompagner le changement. Cette période très anxiogène imposait des réponses aux agents rapides et précises. La communication a été associée à toutes décisions politiques pour accompagner des changements en permanence. A ce stade, il fallait impérativement faire adhérer les agents au projet.

Gouvernance : l’accord politique local, clef de voûte du projet
 

 
Pour que la transformation puisse fonctionner les deux politiques devaient vivre ce projet et, par conséquent, les 2 directions devaient travailler ensemble. Le principe étant que tout ce qui se trouve sur le territoire du Grand Lyon devienne Métropolitain. Donc tous les services RH, financiers, juridiques, etc. des deux institutions devaient travailler ensemble pour que la transition se fasse en douceur et correctement.
 
Il est très important que les RH soient incluses dans le projet puisque 4000 agents passent du Département à la Métropole : c’est une situation compliquée pour ceux qui partent et pour ceux qui restent. Il fallait intégrer les évolutions et les souhaits de carrière des uns et des autres.
 
Stratégie de communication



En terme de  communication : souhait de travailler avec des outils communs MAIS les deux institutions travaillent avec des outils différents.
 
La méthode consistait à être plus dans l’anticipation que dans la réaction : anticiper les questions et les préoccupations de chacun. Pour cela ma chaîne de management est très sollicitée : réunion mensuelle des cadres et réunions plus régulières des directions pour bien communiquer sur la réforme, et enfin réunions avec les syndicats tous les 15 jours.
 
Nécessité de communiquer en permanence : soucis de transparence présent tout au long de la mise en place du projet de la Métropole. Utiliser tous les outils de communication existants dans les deux institutions. Il faut répéter sans cesse les messages et dire les choses même si cela semble évident. Il était nécessaire d’expliquer aux agents ce qui allait se passer : quels enjeux pour le Département après la création de la Métropole. Il faillait  « donner envie » aux agents qui restaient, tout en valorisant leur choix de rester au Département. D’autant que les agents travaillant sur le territoire métropolitain n’avaient pas ce choix. Les RH ont crée une passerelle pour que les agents puissent se positionner sur l’une ou l’autre des institutions.
 
Le premier acte est de favoriser l’expression. En effet, pas de possibilité de concertation compte tenu des délais, pas de journal papier mais un mensuel électronique. Au Département, les congés d’été devaient être déposés sur une plateforme intranet afin d’être centralisés, ce qui « obligeait » les agents à se connecter avant cette période et par conséquent d’avoir accès à ce e-journal d’information. Mise en place d’une adresse mail dédiée aux questions des agents pour proposer une FAQ et déployer une hotline. Tant d’outils qui ont permis de formuler un début de réponses sur des inquiétudes partagées. Ces interventions ont également permis de sensibiliser les élus et de les directions et les amener à réagir. Enfin, il faut être conscient que nous n’avons pas la maîtrise sur les projets politiques. Néanmoins, on peut rassurer les agents inquiets en valorisant leur métier.
 
Le changement était conséquent car les effectifs de la Métropole ont doublé. Le plus compliqué dans ce type de mutation c’est de trouver une collectivité qui parle à tout le monde avec des compétences très diverses. Et à l’inverse le Département allait réduire son effectif de deux tiers ce qui crée une véritable fracture humaine. L’enjeu, ici, est de valoriser les agents et mettre en avant les compétences.
 
La mise en œuvre du changement va mener à un abandon d’une communication commune pour se concentrer plutôt sur l’accompagnement des ses agents pour chacune des institutions.
 
 6 chantiers principaux (angle communication)

  • Finances : comment vont se faire les transferts de compétences au niveau financier ? Il faut, par exemple, faire en sorte que tout le monde ait sa fiche de paie lors du transfert.
  • RH : dispositif de mobilité, dialogue social, conduite au changement
  • Juridique : partition des contrats de marchés et assurances, conventions,…
  • Systèmes d’Information : migrations des données et accompagnement des agents dans leurs nouveaux postes
  • Opérationnel : dispositif de tuilage et formation des agents sur leurs nouveaux postes
  • Logistique : déménagement, cession de locaux du Département à la Métropole. Se pose la question de la proximité des agents vis-à-vis de leur lieu de travail, on touche à la relation de l’agent à son travail, et c’est une préoccupation importante.

 
La conduite du changement : un challenge pour le binôme RH et communication
 
 
 


Les cibles et les actions de com interne
 

 
Outils de com interne
 
Un travail de dentellière a été fait afin de répondre le plus précisément possible à chaque typologie d’agents. A chaque fois que nous rencontrions un problème, on organisait une réunion pour désamorcer toute rumeur ou inquiétude.

On comptait 3 agents en communication interne et le service communication était rattaché au DGS. Il fallait qu’il y ait un lien fort avec la DRH car ils sont en contact direct avec les questionnements des agents. Ce qui nous a amené à mettre en place une réunion deux fois par semaine entre DGS, RH et Com. Le fait que le DGS soit reconnaissant de la fonction communication facilitait le travail du service communication.
 
Avez-vous rencontrez des difficultés pour replacer certains agents ?
Dans ce contexte incroyable de passer de 4500 à 9000 postes et un nouvel organigramme provisoire, 1000 agents ont été amené à déménager et pour 10 cas seulement cela a été difficile de trouver des nouveaux postes (et je crois que ces situations ont trouvé réponse en ce début d’année).
 
Y-a-t-il eu des situations de jalousie sur les avantages des uns et des autres ?
En effet, on a pu voir apparaître des tensions sociales fortes des agents de la Métropole car inégalités entre anciens et nouveaux arrivants. Souvent les nouveaux arrivants avaient des avantages différents et plus conséquents, vestiges de leur ancien poste. Cependant, la Métropole ne pouvait pas lisser les avantages, cela aurait représenté un coût d’1 Million € ! Ceci-dit,  à long terme, il y a l’ambition d’un lissage.
 

Conférence : Quelles pratiques pour favoriser le bonheur au travail ?

Intervenant : David Lerebours, consultant en transformation positive des organisations et membres de la Fabrique Spinoza - think tank du bonheur citoyen

Mieux impliquer les agents pour les rendre acteurs, réapprendre à travailler ensemble, à partager collectivement les mêmes valeurs et une même vision des missions du service public… autant d’objectifs qui permettent de créer les conditions favorables du bonheur au travail. Concrètement, quels sont les outils et les pratiques à mettre en œuvre pour réactiver les mécanismes collectifs, créer du lien et donner du sens ?

Écouter l'intervention :

 

Ateliers méthodologiques

Rendre l'information accessible aux agents mobiles

Intervenants : Hervé Gaudin, directeur de la communication du Département du Bas Rhin - Claude Harter, responsable de la communication interne de la Ville et Eurométropole de Strasbourg

Comment rendre accessibles les informations essentielles de l'intranet aux agents de terrain et aux élus ? L'application mobile de l'intranet est une solution concrète. Comment conduire un tel projet et accompagner la mise en place des usages chez les agents concernés ?

Écouter l'intervention :

 

 

Faire de son comité de rédaction un levier d'animation interne

Intervenants : Olivier Claye, responsable de la communication interne du Département du Pas-de-Calais - Didier Rigaud, maître de conférence à l’université Bordeaux Montaigne

Faire participer les agents aux comités de rédaction du journal interne fédère et contribue à donner du sens. Concrètement, comment s'organiser pour en faire un levier d'animation interne ? Quel rôle donner aux agents et jusqu'à quel point les faire participer ?

 

Conférence : Comprendre les jeunes agents pour mieux s'adresser à eux

Intervenante : Anne Grillon, spécialiste des questions RH et management dans le secteur public. Elle a notamment assuré des missions de DRH en collectivités et mené l'étude 2015 de l'Observatoire Social Territorial sur les jeunes agents territoriaux, leurs relations et motivations au travail.

Le renouvellement des générations représente pour les collectivités un enjeu d'intégration des jeunes agents. Quelles sont leurs motivations au travail et quel rapport entretiennent-ils avec les valeurs du service public ? Comment s'informent-ils ? Comment adapter sa communication interne et accompagner leur épanouissement au travail ?

Écouter l'intervention :

 


 

>> Télécharger la synthèse de l'étude de l'Observatoire Social Territorial sur les Jeunes agents territoriaux

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