webleads-tracker

Des vœux internes 2018 participatifs | Cap'Com, Le réseau de la communication publique et territoriale

Des vœux internes 2018 participatifs

créé le : 
31/01/2018

Alors que les cérémonies de début d'année touchent à leur fin, nous avons demandé aux communicants internes leur retour d'expérience sur les vœux au personnel dans leur collectivité. Focus sur deux exemples qui laissent à penser que le renouvellement de ce marronnier de la communication interne passe d'abord par les agents.

Des agents acteurs des vœux

De plus en plus de collectivités ont la volonté d’impliquer les agents pour les rendre acteurs des vœux et renforcer leur sentiment d'appartenance. À Haguenau, depuis deux ans, les vœux s’adressent aux agents de la communauté d’agglomération (et non plus uniquement à ceux de la ville). Pour Anne Constancio, directrice de la communication et son équipe, avec la réforme territoriale, les enjeux en terme de cohésion, d’esprit d’équipe sont très importants.

La soirée des vœux est donc organisée avec les agents, qui se mettent en scène à travers des jeux, des chansons créées pour l’occasion. Ils préparent leur spectacle sur la pause déjeuner, la collectivité leur remet des paniers repas. Haguenau n’en est pas à sa première expérience participative autour des vœux, elle a déjà organisé un concours de vidéos. Les agents ont réalisé avec leur smartphone de petits films plein d’humour qui ont été diffusés lors de la cérémonie de début d'année.

« Cette année, un groupe d’agents (chanteurs et musiciens) ont assuré le show (chansons connues avec paroles revues et décalées sur l’agglo : Yellow submarine est devenu « l’agglo c’est l’usine » avec mise en scène adaptée),» explique Anne Constancio. Une séquence "Qui veut gagner des millions" avec un mélange de questions humoristiques et plus sérieuses sur l’agglo a été organisée. Avec de jolis lots à la clé (parc aventure, escape game, petit déjeuner livré dans le service, déjeuner au restaurant, …) pour les équipes représentées par les joueurs ayant osé monter sur scène (un élu obligatoire par équipe et parité des sexes et des territoires). Bilan : un taux de participation honorable (650 personnes présentes),  et des retours très positifs quant au format de la soirée.»

Le groupe de musiciens. « En l’espace de 3 ou 4 semaines, ils ont travaillé un petit répertoire alors qu’ils ne s’étaient jamais vus auparavant. Tous sont unanimes sur le plaisir d’avoir été acteur de ce moment. »
 
« Agents et élus se sont lancés dans un « Qui veut gagner des millions » réadapté, encouragé par tout le public ! »

 

« Les chanteurs ont composé un medley qui "raconte une histoire" : pas tous les jours facile la création de cette agglomération, mais au final, le collectif fait avancer ! »

Réinventer les vœux avec les agents

À Villeneuve Saint-Georges comme dans beaucoup d'autres collectivités, on a cherché cette année à renouveler la cérémonie de vœux. « La difficulté pour moi a été de réinventer quelque chose que je ne connaissais pas et en même temps ça me laissait le champ libre», explique Claire Charansonnet, arrivée en mai 2017 comme cheffe de projets animation managériale - communication interne à la DRH de la ville. Elle s'appuie alors sur une démarche participative pour revoir de A à Z l'organisation de vœux.

« Nous avons constitué une équipe projet de 11 personnes pour réinventer les vœux au personnel. Des agents directement impactés par l'organisation (restauration, espaces verts,...) et d'autres qui ne sont habituellement pas concernés ont été répartis dans 4 groupes pour travailler les modalités d'invitation, l'animation culinaire, l'animation festive, et l'agencement de la salle. Nous avons tenu une réunion mensuelle depuis septembre 2017. » En parallèle, la com interne diffuse un questionnaire pour connaître la pratique des vœux des agents avec la fiche de paie de septembre.

Un travail qui conduit à plusieurs changements : sortie de la cérémonie des médaillés du temps des vœux, simplification des modalités d'invitation, réorganisation des buffets en trois lieux distincts (sous la houlette du service restauration événementielle) sur l'idée de "bars à" (cocktail sans alcool aussi, tapas, soupe, fromage, vin, desserts...). « Nous avons fait travailler une scénographe pour réorganiser l'espace et favoriser les circulations (les vœux ont lieu dans un gymnase) », explique Claire Charansonnet. « La stratégie consistait à permettre une meilleure circulation pour favoriser les échanges entre les agents et les services et à communiquer sur "la ville en mouvement", une ville qui se transforme d'un point de vue urbain et dans son administration. » Autre nouveauté dans l'espace : une sculpture personnalisée. « Nous avons demandé à chaque service de nous apporter un objet le symbolisant ou représentant son activité quotidienne. Des plasticiens ont réalisé en direct pendant la soirée une sculpture avec tous ces objets.»

Parmi les autres composantes de la soirée : une dégustation d'insectes, un magicien close-up, la diffusion d'une rétrospective sur le travail des agents aux côtés des habitants (réalisé par le service communication), un karaoké lancé par l'équipe projet qui a donné lieu à un challenge interservices improvisé durant deux heures ! Le service communication a aussi conçu une exposition sur les projets structurants de la ville sur des palissades en bois réalisées par les menuisiers municipaux et habillées par le service des espaces verts. « Il y avait un photomaton, le dancefloor est resté ouvert jusqu'à 1h30 environ et un espace dédié au projet d'administration et de service que l'on pouvait regarder et écouter et où les agents pouvaient adresser leurs vœux aux habitants », complète la cheffe de projet.

Après la fête, place à l'évaluation. Les agents ont reçu un questionnaire de satisfaction avec leur fiche de paie de janvier et une réunion de bilan a déjà permis de tirer les premiers enseignements. « Tout le monde a été unanime pour dire qu'on a passé un bon moment que l'espace était plus agréable », conclut la cheffe de projet.

L'humain au coeur des prochaines Rencontres nationales de la communication interne

Les 26 et 27 mars 2018, les Rencontres nationales de la communication interne mettront en avant l’importance de la proximité, du lien humain et des émotions pour fédérer les agents et assurer une bonne cohésion interne. Les différents dispositifs évènementiels seront notamment décryptés dans le cadre de ce programme. Rendez-vous en mars 2018 à Paris pour partager vos expériences, réfléchir aux évolutions et aux pratiques du métier !

Auteur: 
Cap'Com