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Lancement de Totems, le nouvel intranet - Ville et Eurométropole de Strasbourg | Cap'Com

Lancement de Totems, le nouvel intranet - Ville et Eurométropole de Strasbourg

Communication interne
Publié le : 
7 décembre 2017

Un dispositif d'accompagnement du lancement de Totems, le nouvel intranet de la ville et Eurométropole de Strasbourg. L'opération met en avant la philosophie collaborative du nouveau site, mise sur la pédagogie et la démonstration pour présenter ses nouvelles fonctionnalités, joue de teasings et de mystères pour susciter la curiosité et booster ainsi sa fréquentation.

Campagne de la ville et de l’Eurométropole de Strasbourg (6800 agents permanents) lauréate du Grand Prix Cap'Com 2017 dans la catégorie « communication interne »

Sommaire :

FICHE DE SYNTHÈSE DE LA CAMPAGNE

CONCEPT

Accompagner le lancement de notre nouvel intranet en jouant, tour à tour, de mystère, de surprise et de démonstration.

CONTEXTE

13 ans ! Une éternité à l’échelle du web… C’est pourtant la durée de vie de notre premier intranet. Il avait fière allure en 2004 et il nous a rendu d’innombrables services. Mais il faut bien avouer qu’il était devenu cruellement obsolète, instable, frustrant, has been et terriblement "un point zéro" … un point c’est tout.
En 2015, après de longues années de lobbying et de pédagogie auprès de la direction générale, nous avons lancé concrètement le chantier de la refonte.
Après 19 mois de gestation, le 9 janvier 2017, est né Totems, notre nouvel intranet collaboratif. Un beau bébé, désiré de longue date par ses parents, ses oncles, ses cousins et leurs 6800 frères et sœurs.
Dès le début du projet, Totems a été conçu, pensé, peaufiné avec et pour les agents-es. Il incarne le nouveau visage de la communication interne : plus collaborative, plus interactive, plus directe, moins institutionnelle…

OBJECTIFS

  • Accompagner le lancement en suscitant la curiosité des agents afin de booster la fréquentation du nouveau site.
  • Mettre en avant la philosophie collaborative du site : "Totems, l’esprit du collectif".
  • Présenter les principales fonctionnalités du site.

RÉALISATION DE L'OPÉRATION

Dans un contexte d’attentes fortes exprimées par les utilisateurs, nous avons choisi de communiquer dès la validation du projet par la direction générale.
Cela signifie que dès le premier semestre de 2015, nous avons annoncé le chantier et nous avons utilisé régulièrement tous nos supports de communication interne pour mettre en récit l’avancée du projet.
Nous avons également sollicité tour à tour, durant un an et demi, l’ensemble des agents ainsi que les principaux services producteurs de contenus. Les agents ont donc été sollicités en amont pour recenser les besoins et les idées (à travers 12 ateliers ouverts à tous les volontaires) ou encore pour trouver un nom au site (par le biais d’un appel à idée grâce auquel nous avons recueilli 350 propositions, dont quelques perles délicieuses). De nombreux ateliers avec les services nous ont permis en parallèle de co-construire le site et d’en organiser le schéma d’une gouvernance partagée reposant sur un réseau de contributeurs.

Les derniers mois avant le lancement, nous avons cessé de communiquer sur le projet et nous n’avons annoncé aucune date de mise en ligne. L’idée était de nous prémunir de toute "contre annonce" concernant la date de lancement (comme souvent, dans les projets web, nous avons dû décaler deux fois la date pour des raisons techniques) et de jouer à fond la carte de la surprise.

Le concept graphique :
Un univers qui découle du nom du site, proposé par un agent dans le cadre d’un appel à idée. Totems : en référence à l’acronyme EMS pour Eurométropole de Strasbourg / La symbolique du pilier, autour duquel on se retrouve / Le totem est pluriel : sa force vient du collectif / Les personnages sont tous différents ; ils symbolisent la diversité de nos métiers, de nos compétences et missions / L’empilement des personnages renvoie vers l’idée d'aller plus haut en se faisant la courte échelle / Bref, Totems, c'est l'esprit du collectif !

Les étapes de la campagne de communication :

  • Juillet 2016 : brief, validation du concept de communication et réalisation des visuels pour la campagne d’affichage interne.
  • Août 2016 : création de la vidéo de lancement en déclinant l’univers graphique des affiches (personnage Totems).
  • Septembre 2016 : livraison des fichiers pour impression et de la vidéo.
  • Octobre 2016 : présentation en avant-première de la campagne de com’ au Copil et au réseau des contributeurs (environ 40 personnes).
  • Octobre : impression des affiches de teasing et des totems grand format.
  • Du 12 au 16 décembre : affichage de la campagne de teasing dans tous les sites majeurs de la collectivité (dans tous les couloirs, les espaces communs, etc.) avec l’aide des contributeurs et chargés de com’.
  • Le vendredi 6 janvier en soirée : mise en place de la "révélation" : les totems grands formats.
  • Le lundi 9 janvier : les agents découvrent les grands Totems en arrivant au travail et comprennent qu’il s’agit du nouvel intranet. Tous les navigateurs web renvoient vers le nouveau site. Lancement automatique de la vidéo de présentation sur la page d’accueil. A la une : article présentant Totems, sa philosophie et ses principales fonctionnalités, dont la possibilité de commenter l’actu pour réagir (sans modération).
    En parallèle, en début de matinée, envoi d’un mail à tous les agents pour annoncer le lancement du site et invitant à le découvrir.
  • Février 2017 : retour sur le lancement de Totems dans le journal interne.

Les supports :
Le teaser

  • Affiches A3 déclinant 6 personnages (totems) énigmatiques. 1380 ex.

La révélation

  • Affiches Totems grands formats (entre 200 X 70 et 290 X 90 cm pour s’adapter à tous nos locaux) imprimées sur Printlux PP nolite, présentant les 6 personnages empilés formant un grand totem coiffé de l’accroche Totems (l’intranet de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg), l’esprit du collectif. 89 ex.

La vidéo de présentation

  • Vidéo d’animation de deux minutes mettant en scène les six personnages présentant les principales fonctionnalités du site.

Des goodies

  • Des mugs Totems (déclinaison des 6 personnages)  pour les contributeurs, les collègues qui ont participé à la conception du site et utilisable pour de futures animations sur le site (jeux). 360 ex.
  • Des magnets (déclinaison des 6 personnages). 2800 ex. Distribution large.

CIBLES

  • Tous les agents de la collectivité.

MOYENS

Agence de communication et sous-traitants
Conception graphique, affiches, déclinaisons 4128 € TTC
Vidéo de présentation animée 9570 € TTC
Impression
Impression des affiches A3 2066 € TTC
Impression affiches grand format 1219 € TTC
Goodies
Mugs (360 ex.) 1598 € TTC
Magnets (2800 ex.) 1948 € TTC
Budget global : 20 529 € TTC

Ressources humaines mobilisées :
Pour la réalisation des affiches : l’imprimerie interne. Pour la mise en place des affiches : la Com’interne, les contributeurs Totems et des chargés de com’.
Intervention d’une agence :
Ligne à suivre (Strasbourg / DA : Christian Rémy, 03 88 21 43 26).
Sous-traitants pour la vidéo : Isabelle Mainier et Chloé Michaut.

EVALUATION

  • Le teasing a généré beaucoup de bruit en interne et a très bien fonctionné (nombreuses interpellations, questions et réactions des agents sur les réseaux sociaux).
  • Statistiques de consultation : le jour du lancement : + 50% de visites supplémentaires en comparaison de la moyenne journalière de l’ancien site. Le 9 janvier 7766 visites de la part de 3288 visiteurs uniques. 28 635 visites la première semaine de la part de 4426 visiteurs uniques (sur 5300 PC pro).
  • Environ 150 retours directs de la part des utilisateurs via la messagerie, les commentaires dans l’actu à la une du site et le forum de discussion dédié à Totems = signe encourageant de l’adoption des nouvelles fonctionnalités collaboratives.
  • Nous sommes par ailleurs régulièrement sollicités pour distribuer des affiches Totems pour décorer les bureaux (encore à ce jour).

Depuis son lancement, le site a déjà fait l’objet de deux évolutions (rajout d’un "store informatique" en mars et nouvelles fonctionnalités destinées à booster les usages collaboratifs en septembre. Chacune de ces étapes a fait l’objet d’une communication spécifique. Une nouvelle campagne d’affichage est prévue début 2018 pour encourager les usages collaboratifs.

SUPPORTS DE LA CAMPAGNE

  • vidéo de présentation de la campagne :

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