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Les pros de l'entretien - ville d'Angers - Angers Loire Métropole | Cap'Com

Les pros de l'entretien - ville d'Angers - Angers Loire Métropole

Communication interne
Publié le : 
16 décembre 2015

Adieu la note lors de l'entretien d'évaluation ! Pour accompagner l'ensemble des agents - évalués et évaluateurs - dans ce changement, une campagne comportant 6 supports pédagogiques est déployée en interne dont la vidéo "les pros de l'entretien". Cette dernière interroge avec humour les pratiques d'entretiens et prend le contre-pied des mauvais réflexes. 30 agents volontaires, y compris la direction générale, ont accepté de jouer le jeu et de se mettre en scène facilitant ainsi l'appropriation.

 

Opération de la ville d'Angers - Angers Loire Métropole (280 000 habitants) lauréate du Grand Prix Cap'Com 2015 dans la catégorie « Communication interne »

 

 

Sommaire :

FICHE DE SYNTHÈSE DE LA CAMPAGNE

CONCEPT

Une courte vidéo de 10 minutes sur l'entretien professionnel constituée de saynètes, jouées par 30 collègues, abordant avec humour les erreurs fréquentes observées lors de l'entretien et des conseils pour les éviter.

CONTEXTE

Adieu la note lors de l'entretien d'évaluation ! C'est la loi du 27 janvier 2014, complétée par le décret du 16 décembre 2014 qui le prévoit. La direction des Ressources humaines travaille sur cette évolution depuis septembre 2014 et a sollicité le service Communication et relations internes pour l'accompagner dans ce changement. En effet, c'est tout le process qui est impacté par la disparition de la note et toute la "campagne" d'entretiens professionnels des 3800 agents évalués (Ville d'Angers, CCAS et Angers Loire Métropole). Le service Communication et relations internes a soutenu la démarche, en proposant un plan de communication interne. Six actions ou supports ont ainsi été proposés :

  1. La réalisation d'un nouveau guide de l'entretien professionnel à destination des agents évalués et aux évaluateurs
  2. La création d'une charte graphique spécifique pour identifier les différents supports traitant de ce sujet
  3. La mise en place de réunions d'information à la rentrée 2015 auprès des directions générales adjointes et auprès des directions et services, en plus des formations proposées
  4. La réalisation d'une vidéo intitulée "Les pros de l'entretien" visant à scénariser des situations réelles d'entretien avec les erreurs à éviter et des conseils pour y remédier
  5. Le suivi du projet et l'information interne via 3 articles diffusés dans le journal interne mensuel (octobre 2014, mai 2015, septembre 2015)
  6. La création d'un espace dédié à l'entretien professionnel sur l'intranet.

Parmi ces 6 supports : la vidéo, support innovant qui complète les outils plus classiques proposés en communication interne.

OBJECTIFS

1 – Partager une culture commune de l'entretien professionnel
Avec 3800 agents évalués, plus de 500 évaluateurs et plus de 220 métiers représentés en interne, les situations d'entretien professionnel varient infiniment d'une culture métier à une autre et d'un service à un autre. Pour partager une culture commune, réunions d'information, formations et supports d'information sont essentiels, mais zoomer sur les attitudes à adopter lors de l'entretien, par l'image, permet à chacun.e, qu'il ou qu'elle soit agent évalué ou évaluateur, de saisir mieux l'enjeu de l'entretien, à savoir : faciliter le dialogue, reconnaître le travail et donner du sens au travail.

2 – Interroger les pratiques d'entretien professionnel par l'humour
Plutôt que diffuser une liste écrite de messages et de conseils à suivre, le service Communication et relations internes a suggéré à la DRH de proposer des mises en situation concrètes d'entretien, jouées par des collègues volontaires, pour repérer les erreurs à éviter en entretien. Une façon d'interroger les pratiques en prenant le contre-pied des bonnes attitudes ou comportements à adopter pour faire justement réfléchir, réagir et réajuster ses pratiques éventuellement. Le tout en misant sur l'humour pour dédramatiser certaines situations et mieux les éviter le moment venu.

3 – Fédérer en impliquant concrètement des agents "acteurs" du projet
Pour que la vidéo fonctionne et porte les messages au plus près des équipes, l'implication de collègues a été encouragée dès le départ. L'enjeu étant de miser sur l'implication et la mise en situation réelle de certains collègues, dans leurs milieux de travail, avec leurs mots, leurs gestuelles et leurs tempéraments pour garantir une authenticité comme une représentativité des agents.

RÉALISATION DE L'OPÉRATION

Mai 2015 : L'idée de la vidéo est suggérée
La DRH et le service de la Communication et des relations internes évoquent, pour la première fois, l'idée d'une vidéo, support de communication complétant ceux déjà proposés dans le cadre du plan de communication. Des managers, impliqués depuis l'automne 2014 sur le projet, valident l'idée et y voient un atout pour faciliter leur communication sur le sujet auprès de leurs équipes. En juin, un vidéaste extérieur angevin est retenu pour accompagner techniquement le projet.

Juillet 2015 : Le brainstorming collectif sur les scénarii
Une réunion avec la DRH, le service Communication et relations internes et le vidéaste précise, à partir de retours d'agents évalués et évaluateurs sur les campagnes d'évaluation précédentes et des témoignages anonymes recueillis en amont de la réunion, les points à aborder en priorité dans la vidéo. L'enjeu de prendre le contre-pied des bonnes pratiques dans chacune des saynètes est partagé. Place maintenant aux sujets relatifs à l'entretien professionnel à aborder : finalité, préparation, contenu et attitudes lors de l'entretien, exemplarité de la ligne hiérarchique en matière d'évaluation et suivi de l'entretien. Des idées de saynètes sont évoquées en précisant le message de la bonne pratique à adopter et les erreurs à éviter. Le brainstorming fonctionne ! Les principes retenus :

  • réaliser un film court, disponible pour la fin septembre et utiliser pour lancer les réunions de la DRH avec les directions, puis de le mettre à disposition de toutes et tous sur l'espace dédié à l'entretien professionnel sur intranet.
  • mixer des interséquences synthétisant les bonnes pratiques à adopter (1 saynète = 1 message) et des saynètes illustrant justement les erreurs ou maladresses commises
  • faire jouer les saynètes par des agents volontaires des 3 collectivités représentant la diversité des métiers, des sites, des grades, des filières,…
  • tourner du 1er au 4 septembre 2015 pour respecter le timing de la rentrée et le montage des vidéos

13 messages sur 13 saynètes
Des allers-retours par méls permettent de préciser les dialogues de chaque saynète pour aboutir à une version avec 13 messages et donc 13 saynètes :

  1. La finalité de l'entretien
  2. Parler du travail
  3. Encourager le dialogue
  4. Donner du sens
  5. Inviter l'agent avec anticipation et s'octroyer du temps
  6. Fixer un rendez-vous et s'y tenir
  7. Évalué, évaluateur : bien préparer l'entretien
  8. Prendre soin des conditions matérielles
  9. Du courage managérial
  10. Fixer des objectifs concrets, réalistes et mesurables
  11. La relation doit primer sur les supports
  12. Tout le monde est concerné par l'entretien
  13. Fixer des régulations dans l'année au-delà de l'entretien professionnel .

Début août 2015 : L'appel à candidatures internes
Un message est adressé :

  • par messagerie à tous les encadrants dans un premier temps pour expliquer la démarche et solliciter des candidatures de collègues prêts à se mobiliser et suffisamment représentatifs de nos collectivités.
  • puis un message sur intranet est mis en ligne la semaine suivante pour encourager les candidatures d'agents évalués et évaluateurs, qui peuvent aussi intervertir leur rôle.

La période d'été n'est pas des plus favorables pour recueillir le maximum de candidatures, surtout entre le 1er et le 15 août ! Cinq collègues très vite se disent intéressés, puis le service Communication et relations internes relance les services la troisième semaine d'août pour compléter le casting. En quelques jours, les accords se confirment et le planning de tournage se peaufine. Au final, 30 collègues sont volontaires issus de 15 directions ou services différents. Même la Direction générale a accepté de se mettre en scène, ce qui facilitera encore l'appropriation.

Fin août : Le plan de tournage validé
Le plan de tournage précise avec détail, les dates de tournage comme les 30 acteurs internes volontaires, les lieux de tournage misent sur la diversité des sites et des univers pour porter d'autant mieux les messages dans tous les services. Le plan de tournage précise aussi, le cas échéant, les accessoires à prévoir pour que les saynètes soient incarnées au mieux. Enfin, des conseils techniques sont précisés par le vidéaste pour faciliter la prise de vue : le choix des tenues (pas de rayures si possible), le positionnement des micros, des deux caméras (un plan serré et un plan large) des bureaux pour limiter le contre-jour,… Trois jours avant le début des tournages, un mél est adressé à tous les acteurs internes ainsi qu'à leurs encadrants le cas échéant pour rappeler tous ces éléments et la saynète à apprendre (quelques lignes au maximum), avec la possibilité de faire évoluer le dialogue pour qu'il soit plus facilement interprétable par les collègues.

Du 1er au 4 septembre 2015 : Le tournage des saynètes
Une heure de tournage est programmée pour chaque saynète avec plusieurs prises de vue. Les collègues sont briefés par le vidéaste et le service Communication et relations internes pour les inviter à rester les plus naturels possible, détendre l'atmosphère et, rassurer sur le fait que plusieurs prises seront réalisées. Certains collègues se découvrent pour la première fois, d'autres se connaissent très bien pour partager leur quotidien professionnel. Les prises de vue s'enchainent avec des zooms tantôt sur l'agent évalué, l'agent évaluateur, des détails nécessaires au message à faire passer (gestes d'énervement, mimique d'incompréhension, d'impatience, chariot, photos, coupes,…). Les fous rires aussi. La bonne humeur comme l'empathie sont de mise. En attendant, c'est au vidéaste de travailler sur le montage avec quelques allers-retours encore pour valider le générique et les messages (ou interséquences) à diffuser, donnant les bons conseils à adopter. Quant aux acteurs, le service Communication et relations internes leur fait signer, comme convenu, une autorisation de captation et d'utilisation d'images fixes ou animées.

Le 28 septembre 2015 : L'avant-première des "Pros de l'entretien"
En présence des élus en charge des ressources humaines de la Ville d'Angers et d'Angers Loire Métropole, du Directeur général des services, du Directeur général adjoint en charge des ressources internes et du dialogue social, des collègues acteurs, de certains responsables, du vidéaste, de la DRH et du service de la Communication et des relations internes, le film est projeté en avant 1ère devant des collègues découvrant leur performance et ravis d'avoir vécu l'aventure. Les réactions des DG comme des élus sont unanimes : ils mesurent l'intérêt et les saynètes décalées qui seront plus facilement mémorisées avec les conseils pour y remédier.

CIBLES

La vidéo "Les Pros de l'entretien" s'adresse à tous les agents de la Ville d'Angers, du CCAS et d'Angers Loire Métropole concernés par l'entretien professionnel, qu'ils soient agents évalués ou évaluateurs.

MOYENS

Budget global vidéo : 3 533 € (préparation tournage, tournage montage, encodage)
Tous les autres coûts relèvent de ressources internes (écriture des saynètes, accessoires, lieux de tournage, réalisation du plan de tournage, projection, collation lors de l'avant-première).

Ressources humaines mobilisées : 40 collègues
Acteurs internes (30 collègues), Direction des ressources humaines (6 collègues), Communication et relations internes (2 collègues), Vidéaste (1 personne), Agent technique pour la projection de la vidéo (1 personne) À noter, l'accompagnement global de la communication interne sur la campagne 2015 de l'entretien professionnel s'élève à 3533 € (vidéo) + 1609 € (impression du guide d'entretien), soit 5 142 €.

INTERVENTION D'UNE AGENCE : Insertimage, 11, avenue de Contades, 49 000 Angers.

SUPPORTS

Une vidéo HD et une vidéo BD en format mp4 et une vidéo BD encodée saynète par saynète, à la demande de la DRH pour zoomer en formation sur l'une ou l'autre des saynètes.

CALENDRIER

  1. Automne 2014 : Réunion de briefing pour anticiper l'évolution de 2015
  2. Mai 2015 : Validation de la vidéo à réaliser
  3. Juin 2014 : Recherche du prestataire vidéo
  4. Juillet 2015 : Écriture des scenarii des saynètes et des conseils y répondant
  5. Août 2015 : Sollicitation des collègues et réalisation du plan de tournage
  6. 1er au 4 Septembre 2015 : Tournages
  7. 23 septembre 2015 : Dossier du journal interne consacré à l'entretien professionnel et zoom sur les tournages (en images) comme sur le guide d'entretien
  8. 28 septembre 2015 : Avant-première de la vidéo en interne, en présence des acteurs internes, de la DRH, du service de la Communication et des relations internes, des élus en charge des ressources humaines, du Directeur général des services et du Directeur général adjoint en charge
  9. 29 septembre 2015 : Première réunion de la DRH dans les services avec utilisation de la vidéo
  10. 13 octobre 2015 : Réunion des encadrants avec le Directeur général des services et retour sur les enjeux de l'entretien professionnel avec la projection de la vidéo

EVALUATION

La vidéo en elle-même :
Réalisée en plein été, le projet de vidéo fut une course contre la montre. Grâce à sa bonne connaissance du terrain, le service de la Communication et des relations internes a pu solliciter rapidement le personnel pour lancer l'appel à candidatures, enregistrer les premiers volontaires, identifier les lieux de tournage, relancer les équipes pour finaliser le casting de ce film, réaliser le plan de tournages, coordonner les accessoires nécessaires au bon déroulement des tournages et soutenir les collègues comme le vidéaste lors des tournages. Un esprit convivial et détendu a permis de travailler dans les meilleures conditions, avec le souci permanent de l'usage des saynètes à terme. Le vidéaste comme le service de la Communication et des relations internes a su rassurer beaucoup et encourager les acteurs d'un jour à donner le meilleur d'eux-mêmes. La complicité engendrée par cette ambiance de tournage a suscité bonne humeur et de nombreux fous rires. Tous les comédiens se sont dits réjouis de participer et déjà prêts à faire une suite, s'il y avait ! Une élue s'est proposée elle-aussi pour tourner et les fous rires de la Direction générale lors de la projection comme de tous les comédiens prouvaient, s'il fallait, que les saynètes grossissantes de certaines maladresses ou erreurs résonnaient. La DRH, d'abord un peu déstabilisée et soucieuse de rendre cohérent son discours avec ces saynètes humoristiques a mesuré, lors des réunions avec les directions, que la vidéo facilitait l'appropriation des messages.

Une culture commune et une fédération d'équipes :
Elle s'est déployée grâce au travail de la DRH qui s'est fortement mobilisée pour échanger avec les directions et services sur ce sujet à haute valeur managériale qui méritait d'être porté et accompagné. Au-delà, les agents comédiens ont pris plaisir à jouer et se laisser porter par des dialogues qu'ils ont, parfois même, ajuster pour mieux les incarner à l'écran. Créer des échanges étroits au-delà des comédiens entre eux, mais avec leurs collègues de travail a permis de mieux diffuser les informations et de partager les points de vue.

L'humour pour mieux passer les messages :
Au-delà du tournage proprement dit, la vidéo permet d'aborder avec humour des situations parfois délicates en entretien professionnel. Cela permet de libérer la parole, de dédramatiser certaines situations et que chacun.e puisse réajuster ses attitudes et ses comportements lors de ce rendez-vous annuel professionnel. Ce support de communication pourrait ouvrir une nouvelle forme de communication ressources humaines pour aborder certains sujets délicats, d'encourager les échanges et certains changements de pratique. En utilisant l'émotion, les messages amènent d'autant plus facilement à réfléchir pour mieux agir. Quand on y ajoute le naturel des comédiens et les mises en situation réelle, le résultat est au rendez-vous. Et de nouvelles idées germent déjà pour créer de nouveaux outils ! . À l'issue de la campagne 2015-2016, la mesure des effets de l'accompagnement de la démarche pourra véritablement être réalisée au regard de la qualité des dossiers d'entretien reçus à la DRH. À suivre, donc !

SUPPORTS DE LA CAMPAGNE

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