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Offre d'emploi

Assistant.e de la communication

Île-de-France

Description

La ville de Velizy-Villacoublay recherche un.e assistant.e communication.

Missions

Au sein de la direction de la communication, vous serez chargé.e de :

- Assurer la gestion administrative de la direction : vous êtes en charge de la partie administrative de la direction (courrier, note, compte-rendu). Vous assurez la distribution et le suivi des courriers dématérialisés via l'outil Letter box. Vous assurez le suivi des demandes émanant de l'outil de la Relation Citoyens (GRC) et répondez aux demandes électroniques pour en assurer leurs suivis (transfert des demandes). Vous gérez l'envoi du dépôt légal des publications municipales. Vous réalisez le publipostage des étiquettes du journal municipal. Vous assurez le suivi des stocks de goodies et objets promotionnels. Vous procédez au classement ainsi qu'à l'archivage des documents produits par la direction. Vous gérez et suivez les commandes de fournitures bureautiques de la direction. Vous assurez le rangement et l'optimisation de l'espace de la réserve. Vous assurez l'interface entre le service et les prestataires extérieurs: imprimeurs, distributeurs, boite de production, fournisseurs, etc.

- Assister la directrice de la communication dans ses missions quotidiennes : vous assurez la prise de rendez-vous, organiser les réunions. Vous prenez connaissance de l'ensemble des dossiers et projets menés par la direction.

- Assurer la gestion des supports de communication : vous mettez à jour le guide pratique ainsi que le supplément été sur le site de la ville en lien avec les services de la ville. Vous gérez l'affichage dans la ville et vous vous occupez de la mise à jour des informations sur les différents supports présents sur les sites de la ville. Vous assurez l'actualisation et le suivi des supports de communication : panneaux Decaux, banderoles, interface entre le CTM et la DSVAA et actualiser les documents à disposition à l'accueil et dans le salon d'attente. Vous gérez les demandes relatives à la création ou l'actualisation des cartes de visites en lien avec les Directions de la ville.

- Participer au suivi du budget : vous élaborez le budget de la direction et des autres services en tant que service support, participez à son arbitrage et en assurez le suivi.

- Assurer le suivi des marchés publics : participer à l'analyse des marchés. Pour le hors-marché, vous assurez la rédaction des 3 devis, de la fiche de mise en concurrence. Vous élaborez, saisissez et suivez les bons de commandes. Vous assurez le suivi des factures.

- Gérer des dossiers transversaux : vous assurez un suivi de la photothèque et de son classement.

- Participer à la réalisation des échos : vous participez au comité de rédaction et à la relecture finale des Echos (corrections) et des autres supports de communication.

Profil

Titulaire d'un bac pro, métiers du secrétariat.
Connaissance nécessaire au fonctionnement d'une collectivité.
Savoir mettre en œuvre les techniques de gestion administrative et de secrétariat
Connaissance et maîtrise de la gestion budgétaire
Bonne maîtrise des logiciels de bureautique
Capacités d'initiative et de réactivité face aux publics.
Faire preuve de disponibilité vis-à-vis des usagers (être sensible à ses besoins) et des services.
Esprit d'initiative, autonomie, organisation et méthode.
Réactivité et gestion des priorités
Capacité à travailler en collaboration avec des équipes de professionnels
Discrétion et respect du secret professionnel.

Informations complémentaires

Candidatures à adresser à :
recrutement@velizy-villacoublay.fr