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Benchmark

Websérie - La protection des données personnelles et du système d'information

Département de Charente-Maritime • 2019

Com interne

Dans la continuité d'actions de communication interne menées depuis plusieurs années, et avec l'entrée en vigueur du RGPD, le département de Charente-Maritime réalise une web série pour sensibiliser les agents à la sécurité informatique. Après une vidéo teasing, quatre épisodes sont diffusés sur l'intranet et reprennent les thématiques du système informatique, de la mobilité, des mails et des mots de passe. Le principe : un comédien qui joue le rôle d'un journaliste et interroge les agents sur leur lieu de travail. Un dispositif qui associe les agents pour une meilleure appropriation de la campagne et de ses enjeux. Le ton est juste et drôle. C'est cette justesse qu'a soulignée le jury. Une web série qui offre une vraie pédagogie malgré la technicité du sujet..

Campagne lauréate du Grand Prix Cap'Com 2019 dans la catégorie Communication interne

Problématique

Contexte

Le Département de la Charente-Maritime mène depuis quelques années, des actions de communication internes pour sensibiliser les agents à la Protection du système d’information et des données personnelles : Campagne interne (affichage et dépliants) déployée en 2015.

En 2018, année de l’entrée en application du nouveau Règlement Général européen de Protection des Données – RGPD, la Collectivité se dote d’une charte d’utilisation et de protection du système d’information et des données personnelles. Elle est accessible sur Intranet et distribuée à chaque agent, ainsi qu’aux nouveaux arrivants.

Pour appuyer cette démarche, nous avons proposé en 2019 la réalisation d’une campagne vidéo de sensibilisation des agents, avec pour objectif de présenter une communication qui soit différente, accessible, qui ne soit pas coercitive mais plutôt enthousiasmante, sur des sujets qui ne le sont pas naturellement.

Objectifs

  1. Innover : présenter une communication différente, accessible, qui ne soit pas coercitive mais plutôt enthousiasmante sur des sujets qui ne le sont a priori, pas.
  2. Créer un concept qui puisse être décliné dans le temps et répondre à des opportunités de diffusion multiples,
  3. Intégrer les agents dans toutes les phases du projet.

Cibles

Les 3 200 agents du Département et régulièrement les nouveaux arrivants

Mise en œuvre

Concept

Promouvoir les thèmes-clés de la protection des données et du système d’information sous forme de vidéos réalisées avec la participation d’agents et reprenant ainsi des situations, contextes, problématiques qu’ils rencontrent au quotidien.

Réalisation

Les choix stratégiques

a. Organisation
Ce projet, ayant l’appui incontesté de la Direction Générale, est le fruit d’une étroite collaboration entre le responsable de la sécurité du Système d’information (RSSI), la Déléguée à la protection des données (DPD) et la Responsable de la communication interne. Nous nous sommes fait accompagner par un prestataire vidéo pour l’écriture des scénarios finaux, la production, la réalisation. Nous avons également demandé que le « personnage récurrent » soit incarné par un comédien professionnel.

b. Le principe de la série
Nous nous sommes imposé trois principes, qui nous semblaient être des conditions de succès de la campagne 

  • Trouver le ton juste : faire rire mais éviter d’être ridicule,
  • être clair sur les messages à passer, cibler et cadrer le propos, être précis dans l’écriture,
  • Rester connectés à l’environnement quotidien des agents (jargon, lieux, situations…).

Les étapes de la réalisation

Préparation et écriture
Nous avons défini les thèmes-clés de la protection des données et du système d’information, que nous souhaitions mettre en avant :

  • La connaissance du système d’information (les risques et les idées reçues),
  • Authentifier, identifier, contrôler l’accès (l’identité numérique et les mots de passe),
  • Le nomadisme (les risques et les solutions),
  • Le transfert de données (mail, GED, SMS, USB, applications…),
  • Les incidents et la violation de données (le devoir d’alerte).

La série devait traiter l’ensemble de ces thèmes dans des séquences que nous scénariserions en suivant le schéma suivant : un thème - un risque/erreur – une situation – une piste drôle (« ce qui pourrait arriver si… »). Nous souhaitions également que la série évoque ou illustre un certain nombre de « travers » ou d’erreurs par fainéantise, dans lesquels chacun(e) pourrait se reconnaître. Pour cela, nous avons réalisé des ateliers créatifs, dont l’un avec des agents correspondants de communication interne.

Nous avons fait le choix d’un personnage récurrent, qui soit à la fois « l’un des nôtres » et à la fois un tiers, afin que les agents n’incarnent pas systématiquement les erreurs et les mauvaises pratiques, mais se retrouvent néanmoins dans ce que le personnage peut décrire ou vivre.

Intention scénario : une série de faux-reportages décalés   Un comédien au ton faussement journalistique se rend en visite au Département. Sur un ton de parodie du JT ou d’émissions de type « Enquête exclusive », il vient enquêter et alerter les spectateurs sur chacun des grandes thématiques. Son « plateau TV » ce sont les couloirs, bureaux et salles de pause du Département. Il y marche, face caméra, à la manière d’un reporter et se pose parfois près des agents pour illustrer son propos ou les prendre à témoin. Le faux-journaliste traitera à chaque épisode d’un sujet. Si chaque reportage est prétexte à humour, nous n’en faisons pas moins passer les messages : en expliquant les dangers et en donnant dans la deuxième partie du film les règles de sécurité.

  1. Le personnage lance la thématique, en faisant des blagues absurdes
  2. Il illustre son propos en prenant exemple sur un agent qu’il croise ou rencontre,
  3. Il explore ensuite la bonne pratique, toujours dans un ton décalé.

Réalisation : Nous avons réalisé une bande annonce et 4 épisodes :

  • Qu’est-ce que le SI ?
  • La Mobilité
  • Les e-mails
  • Les mots de passe

Format : 2’30 minutes maximum par épisode

Jalonnement :
Préparation : Juillet-octobre 2018
Validation du projet (Direction Générale), ateliers d’écriture (agents et équipe projet), brief agence, validation de l’intention générale de réalisation et du budget.

Réalisation d’un pilote et de la bande-annonce : Novembre-décembre 2018 Réunion de lancement, écriture des saynètes, préparation et organisation de production.
Validation des scénarios par l’équipe projet et la Direction Générale, tournage 1 : pilote et bande-annonce (2 jours).
Montage, post-production, validations et mixages.

Réalisation de l’intégralité de la web série : janvier-février 2019
Tournage (3 jours), post-production, validation et mixage
Photo du tournage en teasing dans le journal interne « C’Nous »

Diffusion : Mars 2019

  • Bande-annonce le 11 février 2019 (donnait rendez-vous en mars)
  • En page d’accueil de l’Intranet chaque semaine à partir du 4 mars « Le lundi, c’est Web série ! »
  • Dans l’espace dédiée « Protection des données personnelles » de l’Intranet à partir de début avril.

Récurrence : Lors des réunions des nouveaux arrivants (4 fois par an).

Moyens

Budget global : 27 000 €

Intervention d'une agence: Agence AMP Interactive (Sables d’Olonne)

Supports

Évaluation

Statistiques

  • Nombre de visites de la page dédiée sur Intranet (depuis le 11/02/2019) : 4008
  • Nombre de lectures ensemble des épisodes : 2971 (du 11 fev. au 6 septembre 2019)
  • L’intranet compte en moyenne de 3500 visiteurs/jour. Chaque jour de mise en ligne d’un épisode a fait bondir ce chiffre de +40%.

Enquête interne (juin 2019)
3 mois plus tard nous avons proposé un court sondage sur l’intranet, pour mesurer l’impact de la web série sur les agents.

  • 40% des répondants ont affirmé que leur regard sur les sujets traités avait changé grâce à la web série.
  • 90% des répondants indiquent souhaiter la réalisation d’une saison 2 en proposant des thématiques à aborder.

Retours agents
Nous avons reçu de nombreux témoignages d’agents de tous niveaux hiérarchiques, de tous sites, nous faisant part de leurs compliments quant à cette campagne. La plupart la qualifient de réussie, innovante sur le ton et « efficace ». Voici une sélection de quelques verbatim (reçus par mail ou exprimés dans le cadre de l’enquête) : « Excellent…Bravo ! » - « Sympathique » - « indispensable et nécessaire » - « pédagogique » - « J’adore ! » - « traitement d’un sujet important, simplement et avec humour » - « formidable » - «Très bien fait, on dirait que le comédien fait partie de la Collectivité » - « décalée, précise, innovante au niveau comm » - « Bravo pour l’idée, l’efficacité, l’humour » - « belle action professionnelle et citoyenne! » - « Websérie ? J’adhère ! » - « La vidéo a démontré que le sujet est moins complexe qu'il n'y parait et qu'il est facile de mettre en œuvre les recommandations » - « le temps est court, on n'a pas de scrupule à les regarder, et le style est percutant. » […]

Une adhésion importante des agents qui se sont exprimés (par mail, dans les couloirs ou via l’enquête). Très peu de « négatif » ou dans une dimension « je n’ai pas pris le temps, je n’arrive déjà pas à accomplir toutes mes missions… » (2 personnes exprimées)

Une campagne qui nous coûte 9€ par agent est un investissement important. Nous pensons qu’il est à la hauteur de l’enjeu. Nous voulions innover et changer nos codes de communication en interne, sensibiliser de manière efficace et pas traditionnelle, intégrer les agents de la préparation à la réalisation jusqu’à la promotion. Nous avons marqué les esprits.

Retours autres :
Nous avons partagé la web série lors de réunions interdépartementales (RSSI, DPD, Directeurs généraux en Nouvelle Aquitaine), les retours à chaque fois ont été positivement unanimes. Nos collègues nous demandant de pouvoir l’utiliser dans leur Collectivité.

Et maintenant ?
Nous constatons que la série est regardée chaque semaine (1 à 4 visionnages). Nous menons une réflexion sur une éventuelle suite. Les sujets qui ont émergé du sondage sont variés : virus informatiques, dématérialisation, risques psycho-sociaux, vivre-ensemble, inclusion numérique, éco-citoyenneté, le RGPD…