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Benchmark

Adoptez l'email attitude

Campagne de Mulhouse Alsace Agglomération et ville de Mulhouse • 2020

Com interne

Mulhouse Alsace Agglomération sensibilise, de manière ludique, les agents qui utilisent quotidiennement une messagerie électronique. Un sujet qui concerne tout le monde, puisque l’objectif de la campagne est de susciter des changements de comportement pour réduire le stress engendré par une mauvaise gestion des mails. S’appuyant sur une vidéo décalée, une campagne d’affichage et une intervention lors de la conférence des cadres, le dispositif est didactique et permet l’appropriation des bonnes pratiques. Un projet participatif, qui s'inscrit sur le temps long et qui fait oeuvre de pédagogie et d'humour, rendant ainsi la réception des messages très efficace.

Campagne lauréate du Grand Prix Cap'Com 2020 dans la catégorie Communication interne

Problématique

Contexte

La réflexion autour de la gestion des e-mails a débuté en 2014, avec la rédaction d’une charte « E-mail attitude ». Cette charte a été mise à jour en septembre 2017, à l’issue d’un travail transversal d’un groupe de travail dédié. Ce groupe a élaboré des propositions afin de sensibiliser les agents à une gestion équilibrée des e-mails, de manière à réduire le stress lié à l’inflation des e-mails et aux comportements qui en découlent (sur et hors temps de travail), dans le cadre du plan de prévention des risques psychosociaux.

Pour faire vivre la charte « E-mail attitude », le groupe a imaginé « Les rendez-vous astucieux d’Outlook », à partir de novembre 2017, lors desquels étaient diffusés des tutoriels vidéo visant à améliorer la connaissance d’Outlook et de ses fonctionnalités sur la plateforme pédagogique en ligne Moodle, accompagnés de forums de discussion.

34 tutoriels ont été ainsi réalisés et diffusés entre début novembre 2017 et juin 2019, au rythme de 2 par mois hors période estivale. Une fois l’ensemble des tutoriels mise en ligne, il s’agissait de faire vivre autrement ces conseils, et de toucher plus massivement les agents. En effet, avec une moyenne de 56 vues par tutoriel, et malgré des retours positifs, il était nécessaire d’ajuster le dispositif pour en augmenter l’impact.

Objectifs

  • Susciter des changements de comportement pour réduire le stress engendré par une mauvaise gestion des emails
  • Améliorer la connaissance des fonctionnalités d’Outlook en amenant vers les tutoriels en ligne

Cibles

  • Cible générale : les agents connectés à la messagerie Outlook
  • Cible secondaire : les élus
  • Cible relais : les managers/directeurs

Mise en œuvre

Concept

Sensibiliser, de manière ludique, les agents utilisant quotidiennement la messagerie électronique à une gestion équilibrée des e-mails.

Réalisation

La Communication interne, en lien avec le groupe de travail transversal « E-mail attitude », a créé une vidéo de sensibilisation sur le sujet de la gestion des e-mails, dont la diffusion a été accompagnée d’une campagne d’affichage.

Pour ce faire, une vidéo de 4’50 mn a été tournée entièrement en interne (script, acteurs, tournage, montage) : différentes situations de gestion des e-mails ont été mises en scène autour de la personnification de l’email, présenté comme un personnage à part entière. Son titre : « Mieux gérer ses e-mails, trop facile ! »

La vidéo, sur un ton humoristique et décalé, met en scène les erreurs à ne pas commettre, puis renvoie vers les tutoriels des Rendez-vous astucieux pour découvrir quels sont les bons réflexes à mettre en place. La campagne d’affichage A3 complétant la campagne propose 4 visuels sur lesquels le « personnage e-mail » représente certaines situations aperçues dans la vidéo.

La campagne « E-mail attitude 2019 » en résumé :

Jeudi 20 novembre
-Diffusion de la vidéo lors du Comité de direction Vidéo non répertoriée, visible uniquement via un lien

Vendredi 21 novembre
- Mise en ligne de la vidéo en home d’Intranet
- Envoi du lien de la vidéo avec un mail de sensibilisation à tous les agents et élus
1000 contacts mails

Semaine du 24 novembre
- Diffusion des affiches dans les services 4x 230 exemplaires

Mardi 10 décembre
- Intervention du personnage « E-mail » lors de la Conférence des cadres, en début de séance
Objectif : sensibiliser les participants à ne pas consulter leurs e-mails pendant la plénière.

Vendredi 18 janvier - Diffusion en introduction de la cérémonie des vœux au personnel
1500 agents et élus présents

Moyens

Budget global : 642€ TTC
Costume et accessoires montage vidéo : 103€
Shooting photos : 165€
Impression affiches : 374€

Ressources humaines du projet :

  • Création, coordination : Communication interne (1 personne)
  • Acteurs : membres du groupe de travail « E-mail attitude » et d’autres agents volontaires, de tous services et toutes catégories
  • Tournage, montage : Webdesigner du service Communication de m2A
  • Mise en page des affiches : Graphiste du service Communication de m2A
  • photographe : prestataire externe

Intervention d'une agence: non

Supports

Évaluation

La vidéo a totalisé 619 vues sur Youtube entre le 22 novembre (jour de diffusion) et le 31 décembre 2019, dont 479 spectateurs uniques. A ce jour, le nombre de vues est de 660. La durée moyenne de visionnage est de 2’51 (59,9 %).

Les visuels sont très largement affichés dans les bureaux et couloirs des services, certains choisissant d’afficher certains messages plutôt que d’autres, d’autres services affichant la collection complète.

La situation d’anonymat de « Monsieur E-mail » a créé un événement à elle seule et permis de faire parler de la campagne, de nombreux collègues essayant de l’identifier. Le capital sympathie du personnage a d’ailleurs été clairement moteur dans la diffusion de la campagne.

Au regard des moyens utilisés, le résultat est très positif en terme de notoriété. La campagne a clairement mis le doigt sur des situations vécues au quotidien par de nombreux agents et a permis de poursuivre la sensibilisation sur des sujets comme la pertinence des e-mails ou le droit à la déconnexion.

La Direction générale a particulièrement apprécié l’outil et c’est à sa demande que le film a de nouveau été diffusé lors des vœux au personnel de janvier 2020.

La refonte d’Intranet, en cours, permettra de dédier un espace spécifique à cette campagne et à la charte d’utilisation des e-mails.
Dans le cadre de la démarche « Bien-être au travail » prévue pour 2021, le sujet sera à nouveau abordé et une suite des aventures de « Monsieur E-mail » est prévue :

  • diffusion d’un clip en janvier parodiant la publicité « Cetelem » avec le slogan « Il ne suffit pas d’être un e-mail professionnel pour avoir l’e-mail attitude », axé sur le droit à la déconnexion et prévu pour janvier 2021.
  • Une utilisation du personnage de l’e-mail dans une réflexion globale sur la conduite de réunion.

Le Grand Prix Cap'Com 2020