Pour sensibiliser les agents à la sobriété numérique, le département du Calvados met en place un dispositif de communication interne drôle et étoffé, dont le point d’orgue est un challenge de 3 semaines durant lequel les services sont invités à réduire leurs données numériques (mails et fichiers sur le serveur). Une campagne didactique et pédagogique, qui parle à tous. Très concrète, elle pose les bases des bonnes pratiques pour réduire la consommation énergétique du numérique et incite astucieusement à la participation des agents grâce à l‘implication des managers et du directeur général des services. Le challenge quant à lui, s’il s’accompagne d’une réduction tangible des données stockées par la collectivité, est également un moyen de créer du lien entre les agents et de valoriser des directions parfois peu connues comme celle des archives. Une campagne au budget raisonné, qui fait œuvre de pédagogie sur un sujet d’actualité.
Campagne lauréate au Grand Prix Cap'Com 2022 dans la catégorie Communication interne
Problématique
Contexte
En 30 ans le nombre de fichiers informatiques du Département du Calvados a été multiplié par 1500, l’espace de stockage par 170 000 et celui-ci a doublé ces 4 dernières années. De même, 74 000 KW/h sont consommés par mois par ses deux datacenters, soit l’équivalent de la consommation électrique de 56 maisons individuelles de 100 m².
Or, à l’heure où l’énergie devient une denrée rare et chère, il devenait crucial de sensibiliser les agents à la question de la sobriété numérique, de les inviter à réduire leurs données et à prendre de bonnes habitudes numériques. Pour cela, après plusieurs semaines de sensibilisation, ils ont été invités à réaliser, en équipe, un ou plusieurs défis pendant 3 semaines.
Objectifs
- Sensibiliser 50% des agents, appelés à utiliser quotidiennement un ordinateur (soit 1800 sur 3000), à la sobriété numérique/gestion des données numériques pour déclencher une prise de conscience que chacun peut agir
- Engager les agents en faisant participer 30% de ces agents « connectés » à une opération « coup de poing » pendant 3 semaines au printemps (période appropriée pour faire du ménage !)
- Entretenir la motivation des agents par la réalisation de défis individuels et collectifs
- Réduire de 100 Go les fichiers sur les serveurs et 1000 Go de mails
Cibles
- L’ensemble des agents du Département et plus spécifiquement les 1 800 agents « connectés » qui utilisent un ordinateur tous les jours.
- Les managers, pour les impliquer dans la démarche
Mise en œuvre
Concept
« Sensibiliser les agents à la sobriété numérique et les faire réduire leurs données numériques via un challenge de 3 semaines. »
Réalisation
Les choix stratégiques
- Sensibiliser : amener les agents à prendre conscience de la nécessité de réduire le poids des espaces de stockage
- Former : transmettre les bonnes pratiques numériques
- Mobiliser : Engager les agents dans une action collective
- Valoriser les missions des archives et des services numériques
- Utiliser un ton pédagogue, innovant et ludique
Les étapes de l’opération
- janvier 2022 : lancement de la campagne de com « Et ton tri t’as pris le pli ? »
- février/mars 2022 : promotion du Giga Destockage
- 21 mars / 8 avril 2022 : lancement du Giga Destockage
- juin 2022 : évaluation de l’opération
Les supports et les outils utilisés
- 1 cartaplis distribués aux 3000 agents
- 7 vidéos teasing « bonnes résolutions »
- 8 motions design « bonnes pratiques »
- 1 motion Giga destockage
- des vidéos d’accompagnement (découverte du datacenter, défis mails, défi sobriété dictionnelle et battle)
- 1 page dédiée sur l’Intranet de la collectivité avec plus de 22 actualités pendant 5 mois
- 1 affiche diffusée sur les 150 sites physiques du Département
- 1 guide de la sobriété numérique
- 1 guide manager envoyés en PDF par mail à chaque encadrant
- 1 webinaire encadrant
- 5 pages dédiées dans plusieurs numéros du journal interne
- 8 matinales de sensibilisation à la « sobriété numérique »
Moyens
Budget global : 25 000 € (coût agence pour l’édition 2022) + temps hommes et mobilisation de l’imprimerie interne
Ressources humaines du projet :
Un groupe projet transversal (direction des Archives, direction de la modernisation, direction des services numériques, direction de la communication) de 4 personnes + 5 renforts pour un total de 725 heures de travail.
Intervention d'une agence : We are Public - https://wearepublic.fr/
Supports
Évaluation
Quelques chiffres :
- 74% des agents connectés ont consulté la page dédiée « Sobriété numérique »
- 450 agents engagés en équipes, soit 25% des agents « connectés »
- 65% des encadrants ont assisté au webinaire sur la sobriété numérique
- 1 an de données supprimées en 3 semaines de défi : 1 306 Go de fichiers supprimés sur les serveurs + 380 Go de mails
Bilan global :
- bonne adéquation entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus
quelques surprises néanmoins dont l’inversion des attentes concernant les objectifs. Pour rappel, le but était de supprimer 100Go de fichier et 1000 Go de mails, dans les fait, ce sont 1306 Go de fichiers qui ont été supprimés contre seulement 380Go de mails.
Facteurs de réussite :
- un plan de com ludique et complet
- une forte implication du DGS
- un temps limité pour cette opération qui a été inclus dans les agendas.
Bénéfices de l’édition 2022 :
- prise de conscience des enjeux environnementaux
- enclenchement des bonnes habitudes de tri, dynamique lancée autour de ce sujet
- valorisation des missions de la Direction des Archives
- prise de rendez-vous des services auprès des archives pour un accompagnement
- cohésion entre équipe / convivialité autour de cette problématique transversale
Pour l’édition 2023 :
- reconduire l’événement chaque année à la même date et pendant 3 semaines en capitalisant sur l’édition 2022
- embarquer davantage les managers pour l’édition 2023
- axer l’édition 2023 sur le nommage des fichiers et mise en place d’un outil de dédoublonnage des fichiers
