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Offre d'emploi

Assistant.e de direction communication

Île-de-France

Description

La ville de Villejuif recherche un.e assistant.e de direction communication.

Le poste d’assistant.e de direction au sein de la direction de la communication de la ville de Villejuif est un poste charnière dans la recomposition actuelle de la direction. Il/Elle a comme mission d’acculturer l’équipe aux outils collaboratifs et de développer la stratégie data du volet communication d’une part (marketing de l’offre d’information) et relations publiques d’autre part (événementiel et protocole).

Missions

Assurer le travail collaboratif et acculturer l’ensemble de la direction :
o Prendre des notes lors des réunions de direction et rédiger les comptes rendus
o Assurer la saisie hebdomadaire des plannings de fabrication et leur suivi en lien avec les plans de charge de chacun
o Gérer et suivre la gestion des informations sur le serveur commun : mettre en place des actions de sensibilisation, de méthodologie de classement
o Gérer et suivre la gestion de l’outil de coordination des plans de communication
o Suivre les congés de la direction

Gérer les données relations publiques usagers de la direction :
o Coordonner la saisie des informations usagers et relations publiques sur un outil de gestion des contacts unique
o Assurer la remise à jour saisonnière de ces données en lien avec le cabinet du maire, l’ensemble des services municipaux et les interfaces communicantes divers (formulaires RGPD, outils de com digitaux, etc)
o Développer des méthodes de travail et les accompagner dans la durée afin d’assurer la qualité des données usagers pour une information publique mieux ciblée

Assurer le suivi de l’agenda des évènements municipaux :
o Assurer le suivi des saisies de chaque direction et contributeur interne sur l’outil commun de planification évènementiel
o Suivre les validations techniques et politique des évènements et leur traçabilité dans les process de travail de la direction de la communication
o Acculturer et former au besoin les nouveaux contributeurs à l’outil et assurer une veille qualité des informations saisies

Participation à l’organisation d’évènements :
o Aider à l’organisation d’évènements (planification, réservation, invitation, etc.)
o Participer avec l’équipe à certains évènements proposés et protocoles (médailles, inaugurations, les vœux du maire, fête de la ville, forum de la rentrée, accueil des nouveaux habitants...)

Organisation ponctuelle du planning de la direction :
o Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des directrice et directeur adjoint
o Ponctuellement, assurer la gestion des appels téléphoniques entrant de la directrice
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

Profil

Savoirs :
Bac+ 2 assistanat de direction, si possible formation en communication appréciée
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Fonctionnement des services de la collectivité
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Principes rédactionnels de la note de synthèse
Principes rédactionnels du compte-rendu

Savoir Être :
Rigueur
Esprit de synthèse
Esprit d’équipe, patience, diplomatie
Sens des relations humaines et bonne humeur

Savoir Faire
Maîtrise des outils de bureautique et notamment de word et d’excel
Aisance dans les outils de gestion de la relation usagers (CRM)
Connaissance de la chaîne graphique et des métiers de la communication
Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverse nature
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et / ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Travailler en équipe / en réseau
Transmettre et expliciter les instructions

Informations complémentaires

Interactions professionnelles et fréquence :
Partenaires en interne
Échanges fréquents : agents de la direction
Toutes les directions amenées à travailler en partenariat avec la communication et les relations publiques
Partenaires en externe
Prestataires externes
Usagers

Conditions d'exercice :
Travail en bureau
Très grande disponibilité
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Horaires et lieu de travail :
36h par semaine sur une plage horaire de 8h30 à 12h et de 13h 30 à 18h
Travail en soirée et le weekend en fonction des évènements et besoins

Envoyer vos candidatures grâce au lien ci-après, avant le 26 juin 2021.