Responsable de l'évènementiel

La ville de l'L'Hay-les-roses recrute un·e responsable événementiel.
Le service événementiel œuvre à la lisibilité et à la valorisation de l’action municipale auprès des citoyens et participe au rayonnement de la ville. Il met en scène les enjeux du territoire, valorise les projets et les acteurs de la ville.
Le service événementiel assure la production d’événements municipaux et de vie locale, en veillant à la
cohérence de ces manifestations. Il organise les cérémonies officielles, créé et coordonne les
manifestations et évènements publics.
Il accompagne et conseille également les services dans l’organisation de leurs événements, pour la mise
en place des salles, la décoration, la logistique et la technique afférentes.

Sous la responsabilité de la Directrice des affaires culturelles, le Responsable de l'Evénementiel assure le
pilotage, l’organisation, le suivi et l'arbitrage logistique des nombreux évènements publics de la ville comme la fête de la Rose, la fête de la nature, la fête des sports, de la culture et des loisirs ou encore le Marché de Noël. Une ambition politique forte est portée sur la programmation des manifestations avec un temps fort chaque mois décliné en différents évènements.
Il pilote les manifestations patriotiques et citoyennes organisées sous l’égide du cabinet, orchestre les
cérémonies protocolaires, aide et soutient les manifestations organisées par le tissu associatif et
partenarial ; il est le référent, pour les services municipaux, les partenaires, les prestataires, les institutions, et consolide le calendrier des manifestations.

En qualité de Responsable de l'évènementiel, en encadrement de la coordinatrice de
l’événementiel et du chargé de logistique évènementielle, vous assurez :
- Le pilotage de projet des événements en tenant compte des moyens humains et matériels du
service (rédaction de fiche de projets, études de faisabilité, préconisation)
- L’élaboration et la planification dans un calendrier annuel unique des manifestations de la Ville
- Le pilotage en transversal des projets événementiels, réceptions et vins d’honneurs liés à tous les
services de la ville
- Le rôle d'interface avec les prestataires et les services communaux qui sollicitent un soutien
technique et logistique aux évènements qu'ils organisent
- L’accompagnement des porteurs de projets (élus, services, associations, acteurs locaux)
- La supervision des feuilles de routes logistiques et les arbitrages nécessaires
- La supervision des dossiers administratifs (dossiers techniques, sécurité en lien avec la police
municipale, assurance, déclarations Sacem, Préfecture…)
- Un pilotage ou une participation aux COPIL/COTECH en amont des évènements ; évaluation et
rédaction des bilans en aval (RETEX)
- La supervision du déroulement des évènements en étroite collaboration avec le responsable
logistique
- Une présence lors des évènements phares ou présentant un enjeu ou un risque particulier
- Le management des équipes logistique et technique dans le cadre des événements, en étroit lien
avec le responsable logistique
- Une présence aux réunions amont de préparation
d’événements et assurez la rédaction des compte-rendu, évaluations et bilans en aval
- Le suivi et la rédaction des appels d’offres nécessaires, notamment celui du Marché de Noël
- La contractualisation (contrats, bons de commandes, assurances…) et la coordination des
prestataires, fournisseurs, sous-traitants, intervenants, puis le contrôle de la conformité de leurs
réalisations
- La gestion, le suivi budgétaire et l’élaboration du prévisionnel budgétaire du service
- La stratégie de communication en lien avec le service communication
- La proposition des achats et l’entretien des équipements, la gestion des stocks des matériels et
consommables, les suggestions d’investissements nécessaires.

De niveau Bac minimum (idéalement études supérieures, dans le domaine de l’événementiel), vous êtes
un professionnel confirmé du secteur de l'événementiel, vous disposez d'une expérience d'au moins 5 ans
sur un poste similaire.
Vous êtes passionné par l'univers de l'évènementiel et apprécié l'effervescence autour de l'organisation
d'événements. Au-delà de votre parcours professionnel, ce sont votre proactivité et votre capacité à gérer
les imprévus qui feront la différence.
Vous êtes reconnu pour vos qualités relationnelles dont, notamment, votre dynamisme, votre autonomie,
votre rigueur, votre fiabilité et votre capacité d’adaptation.
Vous avez le sens de l'organisation et vous êtes capable d'anticiper les besoins sur les événements.
Vous êtes reconnu également pour votre grande aisance relationnelle, votre facilité à créer du lien pour
favoriser une solide coordination et relayer une image positive de la collectivité.

PARTICULARITES :
Très grande disponibilité, en particulier les soirs, les week-ends et les jours fériés.
Permis B indispensable.

POSTE A POURVOIR : Dès que possible et selon les conditions statutaires.

Vous bénéficierez au sein de notre collectivité d’une rémunération statutaire, d’un régime indemnitaire,
d’une prime de fin d’année, du CNAS, de titres restaurants (option facultative), et d’une participation à une mutuelle labellisée.
Ce poste étant à temps complet (37h30 par semaine), vous bénéficierez de 25 jours de congés annuels et
de 15 jours de RTT (journée de la solidarité imposée le lundi de Pentecôte). Mobilisations certains
weekend.
Recrutement par voie statutaire en catégorie B (Filière administrative), ou à défaut, par voie contractuelle.
Si vous souhaitez postuler, adresser votre candidature de préférence par mail, à l’attention de Monsieur le
Maire : recrutement@ville-lhay94.fr