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Le magazine et le roman de l’été

Campagne du conseil départemental du Val d’Oise • 2021

Com interne

Pour maintenir le lien entre les agents et l’institution pendant la période estivale, et par là même, valoriser le territoire tout autant que les directions au travers de leurs compétences métiers, le département met en place un outil unique et original : un magazine interne de l’été – décalé et léger dans sa forme et dans ses contenus – accompagné d’un roman écrit par un agent de la collectivité.

Campagne lauréate du Grand Prix Cap'Com 2021 dans la catégorie Communication interne

Problématique

Contexte

Les mois de juillet et août sont traditionnellement des périodes creuses en termes de communications institutionnelles, a fortiori en matière de communication interne puisque les dispositifs mensuels du Conseil départemental (magazine ou podcast internes) s’interrompent le temps de la période estivale.

Pour autant, les 18 mois de crise sanitaire ont particulièrement dégradé le collectif départemental et ont généré de la morosité au sein des équipes. La légèreté, la valorisation, la reconnaissance sont autant de leviers à activer, et ceci sans « interruption estivale ». Entretenir la dynamique collective et donner rendez-vous à la rentrée est donc un enjeu particulièrement important, qui plus est en pleine période d’incertitudes sanitaires quant aux modalités de la reprise en septembre.

Par ailleurs, la crise sanitaire a particulièrement mis à mal les sites culturels et patrimoniaux départementaux. Considérant que les 3700 agents de la collectivité en sont les meilleurs ambassadeurs, la période estivale était propice pour les inviter à découvrir ou redécouvrir les richesses culturelles, patrimoniales et environnementales de notre territoire. Les agents, pourront ainsi en faire la meilleure des publicités au sein de leurs sphères personnelles.

Enfin, la Mission Communication Interne et Management de l’Information (CIMI) met régulièrement à l’honneur les agents pour leurs talents personnels, leurs passions extra-professionnelles… Une manière de mettre l’humain au cœur de l’écosystème, de valoriser les agents et contribuer à développer les mises en relations des agents, mais par le prisme personnel.

Objectifs

L’un des objectifs fondamentaux de la Mission CIMI du Conseil départemental est de développer le sentiment d’appartenance des agents à l’Institution départementale et de contribuer à développer une culture partagée. Ce dispositif devait donc remplir l’objectif de donner à voir et à connaitre différents pans de l’écosystème départemental.

Valoriser les directions et les services par-delà leurs métiers et leurs strictes compétences opérationnelles, tout comme les agents au travers de leurs « talents » personnels est également un objectif fil rouge tout au long de l’année. Cette philosophie de la valorisation devait donc se retrouver dans le dispositif.

La Mission CIMI s’attache également à entretenir le lien entre les agents et l’Institution et à essaimer les informations institutionnelles au travers de dispositifs innovants, parfois décalés ou distributifs et en privilégiant des formats légers distillant des informations concernantes, accessibles et facilement appropriables par les agents. Ce dispositif avait donc comme objectif de rentrer dans ce modèle et créer une surprise, quelque chose d’unique et de jamais vu au sein de la collectivité.

Enfin, avec une population très hétérogène de 3700 agents, dont un tiers rentre dans la catégorie des non connectés, le dispositif global devait être accessible par son mode de diffusion, ainsi que dans son contenu.

Cibles

Les 3700 agents départementaux et les Elus.

Mise en œuvre

Concept

Un magazine interne de l’été, décalé dans sa forme et son contenu, afin de maintenir le lien entre les agents et l’institution départementale pendant la période estivale, et par la même occasion valoriser, faire connaitre et promouvoir des sites départementaux, le territoire, voir valoriser certaines directions au travers de leur compétences métiers.
Accompagné, afin de pousser jusqu’au bout le concept de la presse estivale, d’un roman personnalisé se déroulant à travers le département et, summum de la valorisation, écrit par un agent de la collectivité.

Réalisation

Afin de remplir l’objectif de l’accessibilité, le premier choix stratégique s’est porté sur la réalisation d’un dispositif print, diffusé juste avant l’été toute fin juin ou début juillet.

Le premier dispositif imaginé est un magazine interne exceptionnel diffusé pour l’été, afin que les agents puissent partir avec en vacances ou le feuilleter pendant la période de travail plus calme. Le principe éditorial s’est donc naturellement porté sur un contenu léger faisant écho à la presse estivale lue par chacun pendant les vacances ou lors du voyage.
Le contenu éditorial, devant garder un lien avec l’institution départementale, a été construit sur la base d’informations pratico-pratiques, en lien avec les départs en congés, informatives pour celles et ceux restant dans le département (info transports, sélection de producteurs locaux, offre culturelle et sorties nature sur les sites départementaux…), ainsi que des contenus ludiques (recettes d’été, jardinage, Do It Yourself, jeux pour grands et petits…). L’intégralité de ces informations ont été produites par différents agents, soit en lien direct avec les compétences de leur direction d’appartenance, soit par rapport à leurs « talents et passions » extra-professionnels. Un principe retenu afin de remplir l’objectif de la valorisation du plus grand nombre.
Un concours photos lancé au sein du magazine de l’été était un autre moyen de maintenir le lien et de donner rendez-vous aux agents à la rentrée.
Ce magazine de 20 pages, d’un format 21x29,7cm (différent du mensuel d’un format 18x25cm) s’est aussi vu attribuer un nom spécifique : VOilà l’été, clin d’œil au magazine bien connu « Voici » et permettant ainsi d’afficher à la fois le côté décalé et la temporalité estivale. Le jeu de la typographie permettant pour sa part de s’appuyer sur les lettres VO, acronyme du Val d’Oise.

Le deuxième dispositif a été imaginé dans la même dynamique que le premier : un roman de l’été, comme tous ceux achetés spécialement pour les vacances et lus sur la plage.
Devant lui aussi garder un lien éditorial avec l’institution départementale, le concept du roman personnalisé, et donc unique, a été retenu. Ce concept du roman personnalisé permet en effet, au travers d’une histoire totalement fictive, de distiller certaines références et anecdotes en lien avec l’employeur. Il s’agit donc d’un formidable support de communication et de valorisation.
Parmi les 3700 agents de la collectivité, une assistante sociale a été identifiée pour ses talents d’écriture et après sollicitation, elle a intégralement rédigé cet ouvrage unique, dont l’histoire a été parsemée de référence au territoire valdoisien, ainsi qu’à des lieux emblématiques du département ou encore de clins d’œil à des dispositifs départementaux.
Ce roman de l’été, dont le titre « Sous VOs pieds » a été choisi par l’agent-auteure, en référence à l’intrigue et avec le clin d’œil aux lettres VO, acronyme de Val d’Oise, a été intégralement mis en maquette en interne. Afin de le différencier des traditionnels romans, il a été décidé d’y inclure des illustrations graphiques, permettant également de visuellement le rendre plus léger et donc de le rendre plus accessible à la partie de la cible moins à l’aise avec la lecture.

Les deux dispositifs, tirés chacun à 3800 exemplaires, ont ainsi pu être diffusés à l’ensemble des agents de la collectivité tout fin juin. Et afin que le concept magazine de l’été soit complet, une mise sous blister contenant les deux productions a été effectuée, comme c’est le cas de la presse estivale qui joint parfois des cadeaux au magazine, le tout sous blister.

Les grandes phases

Janvier et février 2021 :

  • Définition du sommaire du magazine de l’été et création des principes graphiques
  • Prise de contact avec l’agent-auteure et brief concernant les attendus institutionnels

Mars à mai 2021 :

  • Réalisation des contenus rédactionnels et iconographiques du magazine de l’été
  • Rédaction du roman par l’auteure, allers-retours éditoriaux
  • Création de la couverture du roman et définition du principe illustratif

Juin 2021 :

  • Mises en maquettes et impressions du magazine et du roman
  • Mise sous blister et diffusion à la fin du mois de juin

Moyens

Budget global : 10 827,36 € soit moins de 3 euros par agent composant la cible totale.
Exécution magazine : 1 518 euros
Impression magazine 20 pages en 3800 exemplaires : 2 058 euros
Rédaction roman internalisée ; prime RH exceptionnelle versée à l’agent-auteure : 750 euros
Impression roman 68 pages en 3800 exemplaires : 5 205 euros
Blistage 3800 exemplaires et mise sous plis : 1 023,18 euros

Complète internalisation des contenus rédactionnels, photographiques/iconographiques du magazine de l’été ; ainsi que de la mise en maquette du roman de l’été.

Ressources humaines du projet :

  • Création, coordination : Communication interne (1 personne)
  • Acteurs : membres du groupe de travail « E-mail attitude » et d’autres agents volontaires, de tous services et toutes catégories
  • Tournage, montage : Webdesigner du service Communication de m2A
  • Mise en page des affiches : Graphiste du service Communication de m2A
  • photographe : prestataire externe

Intervention d'une agence : Agence RDVA (exécution magazine), Estimpim (impression magazine), Axiom Graphic (impression roman), ESAT La Hêtraie (blistage et mise sous plis).

Supports

Évaluation

La diffusion du dispositif global ayant été effectuée au format print, il n’est pas possible d’évaluer de manière chiffrée le taux d’impact de l’un ou l’autre des deux dispositifs. Plusieurs retours et commentaires d’agents ont en revanche signifié « la bonne surprise » que constituait pour eux le Roman :
« Je viens de recevoir en version papier de « Voilà l’été ». J’ai été surprise et ravie de découvrir le livre édité par le Conseil départemental. Je trouve que c’est une très bonne initiative et je tenais à vous remercier. Maintenant, je vais me faire un plaisir de lire cette nouvelle. » Evelyne

« Je prends quelques minutes pour vous remercier (je sais que ça ne mange pas de pain et… que lorsqu’on a travaillé cela compte !!). Merci pour la diffusion de la nouvelle « Sous vos pieds ! » J’ai passé un super moment durant mes vacances à sa lecture !!
Bravo à notre collègue pour son travail ! Ce fut un plaisir de lire une histoire qui se passe dans notre département ! Cela m’a presque laissé un goût de trop peu ! Belle initiative une fois de plus ! Bravo !!!! Continuez !!
 » Emeline

Des messages corroborés par, une courte enquête diffusée sur l’intranet et relayée par la newsletter hebdomadaire courant août et qui a permis de relever un fort taux de satisfaction chez les répondants concernant le roman de l’été : une note moyenne de 4,1 sur 5.
67% des répondants souhaitant avoir une suite du roman.

Afin de pousser la reconnaissance et la célébration au bout de la démarche, une séance de dédicaces a été organisée avec l’auteure, en septembre, au sein de l’espace de coworking de l’hôtel du Département. Le roman a par ailleurs été officiellement ajouté au fond documentaire de la collectivité, disponible en prêt parmi les ressources documentaires de l’espace de coworking.

Le dispositif du magazine de l’été sera probablement renouvelé et les perspectives d’une suite au roman de l’été sera étudiée avec l’agent-auteure.

Le palmarès du Grand Prix Cap'Com 2021