Aller au contenu principal

Les points clefs pour bien conduire son projet web

Publié le : 29 mars 2018 à 15:31
Dernière mise à jour : 11 avril 2018 à 11:09
Par Laurent Piquard

Par où commencer pour bien conduire son projet web ? La question a sous-tendu les nombreux échanges des communicants lors d’un carrefour numérique du Forum Cap’Com 2017 sur la refonte de site et la transformation numérique. Animateur de ces tables rondes, Laurent Piquard, directeur adjoint de la communication de la ville de Nancy, nous en propose la synthèse en dix points à avoir en tête pour démarrer au mieux son projet numérique.

Dans les mêmes thématiques :

Par Laurent Piquard,
Directeur adjoint de la communication, responsable du pole digital de la ville de Nancy

« Vous avez vu le site de bidule ? C’est vraiment mieux que le nôtre hein ! ». « On n’est pas responsive, franchement, c’est la honte. » « Notre site est le reflet de notre organisation interne alors qu’il devrait parler aux vrais gens. » « Et les réseaux sociaux ? Il faut les mettre en priorité ! » « Et surtout, soyons audacieux, hein ! »

De quelque manière qu’il nous arrive, un jour ou l’autre, le brief tombe. Badaboum. Il faut « mettre à jour », « refondre », « engager la transformation digitale » de la collectivité, et vite. Alors que se profile devant vous le mur du grand projet, rassurez-vous, les multiples expériences de refonte menées ces dernières années dans les différentes strates de collectivités permettent de ne plus partir la boule au ventre, ou un peu moins. Exit le syndrome « Rendez-vous en terre inconnue », tout le monde en parle, tout le monde s’y met, tout le monde y passe !

Dans toute la France, il existe des dizaines, des centaines de collègues qui ont les mains dans le cambouis ou qui viennent d’en sortir et qui, parce que les communicants aiment comprendre et raconter, sont prêts à partager leurs expériences. Refaire son site, d’ailleurs, est une belle expérience, absolument contemporaine, qui emmène au-delà des murs – qu’on croyait pourtant grands ouverts - et des réflexes d’une direction de la communication. Car pour l’essentiel, il s’agit non plus seulement d’informer et de mettre en scène, mais de servir. Avec les refontes de site, la communication, chers amis de @CapCom, est plus que jamais un service public !

A l’occasion du Forum 2017 au Havre, deux tables rondes ont été consacrées à cette problématique des refontes. Honnêtement, elles auraient pu durer la journée face au flot de questions et aux besoins d’échange des uns et des autres, du Conseil Départemental du Bas Rhin à la Ville de Rouen, de Grand Quevilly au Port de Cherbourg, pour ne citer que quelques uns des intervenants. J’en ai retenu une synthèse non pas en forme de solution miracle, car chaque territoire a son contexte propre, mais sous forme d’une liste des 10 questions qu’il faut, à coup sûr, se poser avant d’allumer le moteur.

1. Quels objectifs et quelle stratégie digitale ?

Faire un site événementiel et un site serviciel, c’est aussi différent que faire du vélo et rouler en monocycle. Comme dans tout projet de com’, la définition de l’objectif et des cibles est essentielle. Il faut savoir pourquoi on fait ou refait son site, à qui on s’adresse, comment on va faire, quand et avec qui. Cette séquence de cadrage initial doit être collective et validée par la hiérarchie et les élus. Finalement, c’est là qu’on pose le canevas du futur cahier des charges, qui s’enrichira ensuite de toutes les spécifications fonctionnelles, la maintenance, l’hébergement. C’est aussi ici qu’on pose les orientations techniques, le choix d’une plateforme qui convient aux équipes, qui permettra de réduire au maximum les doubles saisies… Enfin, c’est le moment où il faut poser un regard panoramique : depuis l’essor des réseaux sociaux et avec l’emprise de Google sur nos circuits de navigation, il est inenvisageable de refaire un site sans les réseaux qui permettront d’aller chercher les internautes, de leur pousser vos pages, de créer le contact et la communauté.

2. Combien de temps avons-nous ?

Début ou milieu de mandat, refonte complète ou partielle, toilettage technique ou création de services en ligne, quantité de contenus à jour et de pages obsolètes : la voilure du projet et le contexte de la commande qui vous est passée doivent absolument être analysés froidement pour évaluer le temps qu’il vous faudra. Avec en tête le fait que ce sera probablement long : définition des objectifs, analyse contextuelle, concertation interne et externe, cahier des charges, appel d’offres, marchés publics, production de contenus, production technique, recette… Oui, ça va être long.

3. Quels moyens avons-nous ?

Budget, équipe, possibilité d’externalisation ou pas… : la question des moyens se pose dès le début, et pourra même se reposer à la fin, notamment sur le plan humain, car il n’est pas rare – beaucoup de retours d’expériences vont dans ce sens - qu'en se dotant d’un tel outil, il faille se réorganiser pour l’animer et le maintenir. Côté collègues, il faut mobiliser les rédacteurs et les responsables de l’image (photographes, vidéastes et infographistes). Leur rôle sera central. Il faut aussi impliquer tout le monde, même ceux qui considèrent le projet trop éloigné de leur fiche de poste. A l’arrivée, chaque métier aura besoin du site. Prévoyez donc plusieurs séances de design collectif au départ. Quelques repères budgétaires : plus c’est complexe (et non pas grand), plus c’est cher, évidemment. L’accessibilité, les services en ligne et les comptes citoyens sont ainsi les chantiers les plus exigeants pour les entreprises prestataires, c’est ici que la facture monte. Les traductions font aussi monter la note, car les modules automatiques ne donnent pas forcément satisfaction.

4. Qui porte le projet ?

Le maire ? La présidente ? Le DGS ? La DSI ? Chacune de ces hypothèses existe. Le portage idéal est celui qui se situe au plus haut niveau, car un site internet en 2018 est une transposition de la collectivité, ses services, son projet politique et ses méthodes sur la toile. Il est préférable de ne pas le limiter à une délégation, à une approche administrative ou, pire, à un pilotage technique, type ingénierie – informatique - DSI. Le projet dépasse les compétences d’une dircom, mais il ne peut pas se faire sans la dircom, dont le rôle de structuration, de hiérarchisation et de mise en scène de l’information est capital. Au final, un pilotage de projet dircom – maire – dgs est sans doute le trio le plus indiqué.

5. Doit-on prendre une AMO ?

La situation peut être complexe, surtout si vous ne voyez plus clair dans votre écosystème, vos comptes réseaux sociaux et votre stratégie digitale en général. En cas de flou ou de panade, l’apport d’une AMO permet très utilement de cadrer le projet, de conseiller le dircom, la hiérarchie et les élus, d’apporter des éléments de benchmark permettant de faire évoluer des positions rigides en interne, de lever le voile sur le chantier qui s’ouvre, d’arbitrer avec des éléments extérieurs et experts. Pas indispensable, mais parfois nécessaire, surtout si vous partez de rien.

6. Qui faut-il associer ?

Évidemment, il faut collecter les demandes des élus, dans leurs délégations respectives. Évidemment, il faut associer les services, au titre de leurs différentes expertises. Évidemment, il faut échanger avec les collectivités partenaires et les établissements satellites, pour que leurs services soient à portée de clic. Mais il faut surtout monter un groupe test citoyen, avec celles et ceux qui sont de l’autre côté de l’écran, ceux qui utilisent – peut-être – le site actuel et utiliseront le site futur. Leurs perceptions, leurs besoins, leurs réflexes de recherche, leurs habitudes de navigation, leurs navigateurs préférés, leurs réseaux sociaux… : tout cela forme une montagne d’information formidable, de nature à bousculer mais surtout à cadrer le projet. Et aujourd’hui, l’approfondissement de la relation citoyen – collectivité provoqué par la révolution digitale rend cette phase de co-construction à la fois incontournable et plus simple à organiser.

7. Quelle organisation faut-il mettre en place ?

La question se pose dans tous les formats de collectivités. Autour de la direction et du ou des webmestres, il faut se mettre en mode projet. Comité de pilotage, retroplanning, comptes rendus… C’est indispensable pour ne pas se perdre et distinguer l’essentiel de l’accessoire, ou plutôt ce qui doit être fait maintenant et ce qui pourra être fait plus tard, car d’autres projets suivront. Dans ce mode projet, deux alternatives possible : la méthode en V, avec un phasage très carré mais qui s’accommode mal des allers et retours, ou la méthode agile, plébiscitée pour sa capacité à donner du mou et de la plasticité au projet.

8. Que doit-on faire avec les réseaux sociaux ?

Les réseaux sociaux sont la chambre d’appel du site. Ils vont générer du trafic. Ils sont aussi un espace d’information rapide, en un coup d’œil, pour celles et ceux qui n’ont pas le temps. Enfin, ils fédèrent celles et ceux qui adhèrent aux valeurs du territoire et portent un intérêt à votre action et votre message. Il faut donc les intégrer dès le début et demander au prestataire de faire des recos d’utilisation.

9. Comment travailler avec les services ?

Ils vous aiment bien mais ils n’ont pas le temps. La com’ n’est pas leur job mais le vôtre. Et pourtant, c’est aussi de leur travail qu’il s’agit, toujours dans cette dialectique de transposition du service physique de la collectivité sur la toile. Parce qu’on ne peut pas associer tout le monde, mais qu’il faut quand même créer un échantillon représentatif, vous pouvez proposer à la hiérarchie des réunions par pôles ou par directions, avec suggestion du DGA de venir avec une équipe constituée d’agents aux profils, parcours et fonctions divers. Passée cette phase de recueil des besoins, qui peut se faire en deux temps (analyse force / faiblesse de l’existant puis formulation des besoins pour l’avenir), il faut mettre les services en situation de contribution. Une étape délicate car vous allez leur donner du travail en plus. Conseil : faites une matrice des contenus par pôle, pour indiquer la liste de ce qu’il faut produire, accompagnée d’une charte des bonnes pratiques rédactionnelles, avec des exemples rédactionnels à la clef. Et surtout : organisez vous pour les aider.

10. Comment produire les contenus ?

Voici l’étape la plus difficile et la plus longue. Prévoir plusieurs mois dans le planning. Finis l’imagination et le design, il faut produire. Quelle que soit la voilure du projet, quelle que soit la typologie des contenus (textes, photos, infographies, vidéos, cartes, annuaires…), il faut suivre quatre étapes : recenser les pages à produire, mettre de côté celles qui peuvent être aspirées de l’ancien site pour être copiées dans le nouveau (ex. : pages froides, archives, agenda, anciennes actualités…), définir un projet éditorial et une liste de règles indispensables pour le référencement, et enfin rédiger. Le projet éditorial est un bel exercice collectif, car c’est là qu’on fixe les régles communes que doivent suivre tous les contributeurs (taille des textes, liste de mots clefs associés au projet, calibrage des titres et chapeaux…).

Voilà. Au travail !

27 et 28 septembre 2018

Rencontres nationales de la communication numérique

Ça m'intéresse
Fermer

Modalités d'inscription à un événement

Article 1 : Conditions d'inscription

La validation de votre demande d’inscription en ligne et ce y compris la clause « Je reconnais avoir pris connaissance et j'accepte les présentes conditions générales de vente » implique l'acceptation sans réserve de votre part des présentes conditions générales de vente. Après réception de votre demande d’inscription, une convention de formation sera adressée par mail à l'adresse du gestionnaire saisie lors de votre inscription. Elle détaille les droits et obligations des parties prenantes (le participant, l’employeur et Cap’Com) dans le cadre de la prestation de formation. Ce document constitutif du dossier d’inscription est obligatoire. Il doit être retourné signé et tamponné dans les meilleurs délais à Cap’Com par mail ou par courrier postal.

Article 2 : Modifications et annulation

Pour les formations en présentiel, le lieu exact de la formation vous sera communiqué 10 jours avant le stage. Cap’Com se réserve le droit de modifier la date, le lieu et le format de la formation si des circonstances indépendantes de sa volonté l’y obligent ou de l’annuler si le nombre de participants est insuffisant ou en cas de force majeure. En cas d’annulation de son propre fait, Cap’Com s’engage à rembourser à l’organisme le montant des frais d’inscription éventuellement avancés (détaillés dans l’article 3).

Article 3 : Frais d'inscription

Les formations Cap’Com relèvent de la formation professionnelle. Elles sont prises en charge par les fonds formation et les Opco (opérateurs de compétences). Cap’Com bénéficie par ailleurs de l’agrément ministériel pour la formation des élus locaux.

Les tarifs valent pour les formations professionnelles et la formation des élus locaux. Ils sont annuels et révisables au 1er janvier de chaque année.

Les frais d'inscription comprennent : la participation à la formation, toutes les ressources pédagogiques liées à la formation et l’inscription à la newsletter du réseau (envoyée tous les 15 jours). Pour les formations en présentiel, ils comprennent aussi par journée l'accueil café et le déjeuner.

Des conditions tarifaires exceptionnelles peuvent être proposées en cas d’inscriptions multiples à une même formation ou de construction d’un parcours de formation. Si vous bénéficiez d'un code promo, la réduction n'est pas cumulable avec d'autres réductions ou avec un tarif "inscrit supplémentaire". Les tarifs proposés aux demandeurs d’emploi sont fixés en fonction des modalités de prise en charge auxquels ils ont droit. Les tarifs proposés aux demandeurs d’emplois et aux étudiants sont appliqués sous réserve de présentation de justificatifs envoyés par mail lors de l'inscription.

Article 4 : Modalités de facturation et de règlement

Le règlement de l'inscription ou le bon de commande administratif pour les collectivités territoriales doit parvenir à Cap'Com au plus tard avant le début de la formation.

Une facture (hors Cap'Com Intégral) sera adressée à votre organisme ou Opco à l'issue de la manifestation selon les modalités convenues (dépôt sur la plateforme Chorus pro, par mail ou par courrier postal). La TVA applicable est de 20%. Nos conditions de règlement sont de 30 jours à date de facture. Le règlement de l'inscription peut se faire :

  • par chèque à l'ordre de Cap'Com
  • par virement bancaire ou mandat administratif
  • par votre Opco : il vous appartient de vérifier l'imputabilité du stage auprès de votre Opco, de faire la demande de prise en charge auprès de l'organisme et de l'indiquer à Cap'Com par mail lors du retour de la convention signée. Le dossier de prise en charge doit nous parvenir au plus tard avant le début de la manifestation.

Dans le cadre d’un abonnement Cap’Com Intégral, vous pouvez utiliser vos crédits de formation. Pour cela, il suffit de cocher « abonnement intégral » lors de votre demande d’inscription en ligne.

Article 5 : Retard de paiement

Conformément au droit commun, tout retard dans le paiement des sommes dues à la date d’échéance, rendra exigible le versement d’une pénalité de retard égale à trois fois le taux de l'intérêt légal. Le taux de l'intérêt légal retenu est celui en vigueur au jour de la formation. Cette pénalité est calculée sur le montant TTC de la somme restant due, et court à compter de la date d'échéance du prix sans qu'aucune mise en demeure préalable ne soit nécessaire. En sus des indemnités de retard, toute somme, y compris l’acompte, non payée à sa date d’exigibilité produira de plein droit le paiement d’une indemnité forfaitaire de 40 euros due au titre des frais de recouvrement. Articles 441-10 et D. 441-5 du code de commerce.

Article 6 : Conditions d'annulation par le participant

Toute annulation d'inscription devra être formulée par écrit - courrier ou mail - et donnera lieu au versement d'une somme forfaitaire de 150,00 € HT pour frais de gestion administrative. Si l'annulation survient au maximum 15 jours précédant la formation, l'organisme s'engage à acquitter l'intégralité des coûts de formation. Pour les abonnés Cap'Com Intégral, les crédits de formation seront soustraits au solde des crédits disponibles. En cas d'empêchement, un agent peut néanmoins se faire remplacer par un autre agent du même organisme sur demande écrite à contact@cap-com.org.

Article 7 : Attestation de présence

À l’issue de la formation, Cap’Com s’engage à adresser à votre organisme une attestation de participation dûment certifiée.

Article 8 : Tribunal compétent

Tout litige relatif à l'interprétation et à l'exécution des présentes conditions générales de vente est soumis au droit français. À défaut de résolution amiable, le litige sera porté devant le Tribunal de commerce de Lyon.