Les Professionnels : Vœux du Maire aux agents

Contexte

En raison d'un contexte social tendu dû à la mise en place de plusieurs réformes RH dans la collectivité et à la suppression du poste de chargé de communication interne de 2014 à 2020, la cérémonie des vœux du Maire avait du mal à attirer les 510 agents de la collectivité. De 2016 à 2020, la fréquentation oscillait entre 70 et 100 agents par manifestation. De plus, la pandémie de Covid-19 a contraint la direction à annuler les éditions de 2021 et 2022.

À la sortie de la crise sanitaire, la direction générale souhaitait renforcer les liens professionnels, lutter contre le cloisonnement entre les services et surmonter l'éloignement géographique des agents (répartis sur 9 sites).

Objectifs

1. Augmenter de manière significative la participation aux vœux du Maire. L'objectif était d'attirer un tiers des agents, soit 170 participants.
2. Renforcer la cohésion au sein des équipes tout en créant un moment de convivialité marquant le début de l'année 2023.
3. Mettre en avant le dévouement des agents de la collectivité et mettre en lumière la diversité de leurs métiers.

Cibles

Les 510 agents de la collectivité ainsi que les élus

Concept

Susciter l'adhésion à un événement traditionnel en brisant les codes grâce à une communication indirecte et au bouche-à-oreille afin de rassembler les agents autour des vœux du Maire.

Réalisation

Pour répondre aux objectifs du DGS et du Maire, le service communication a choisi d'utiliser une communication énigmatique afin de favoriser le bouche-à-oreille et la communication indirecte. L'opération s'est articulée en 3 étapes :

1- Susciter l'intérêt avec le tournage d'un film
Un film de 20 minutes a été tourné de septembre à novembre. Il présente les agents de manière amusante tout en valorisant leur travail. Lors de la capture d'images, l'équipe de réalisation oscillait entre le sérieux d'une interview sur un projet municipal important de l'année et des prises de vue décalées sans rapport apparent avec le sujet. Cette variation de ton interpellait les "acteurs" qui n'avaient d'autre choix que d'assister aux vœux du Maire aux agents.

2- Changer les codes
Au discours traditionnel, le service communication a repensé l'événement à l'image des prestigieuses cérémonies telles que les Césars ou les Oscars : strass, paillettes, tapis rouge et film sur grand écran. Ainsi est née la campagne "Les Professionnels". Exit la carte de vœux protocolaire, le service communication a lancé une campagne de communication reprenant les codes cinématographiques : affiche de cinéma, nomination aux Vœux, bande annonce, critique cinématographique dans le magazine interne, avant-première réservée aux acteurs du film, etc. Cette campagne visait à susciter l'intérêt autour de l'événement et à transformer les vœux du Maire en un moment fédérateur et festif. Les vœux 2023 sont ainsi devenus le sujet de discussion de la pause-café.

3- Faire des vœux aux agents un moment mémorable
Les vœux aux agents ont été organisés dans un lieu insolite pour une manifestation interne : le cinéma Kinépolis de Bourgoin-Jallieu. Pour clôturer cette initiative de manière mémorable, la collectivité a privatisé l'établissement toute une matinée pour une projection privée suivie d'une remise de trophées par le Maire, puis d'un brunch dans le hall du cinéma. Cette valorisation des agents-acteurs et cette cérémonie conviviale avaient pour objectif de faire vivre le bouche-à-oreille avant et après l'événement (35,4% des agents ont eu connaissance du projet par le bouche-à-oreille selon notre enquête de satisfaction). Nous espérons les faire revenir en 2024.

Eléments clés :

1- Réaliser un film long (20 minutes), à la fois drôle et sérieux, mettant en scène plusieurs agents (40) issus de services, pôles et sites administratifs différents. Le directeur général des services, le directeur de cabinet, et le Maire ont également participé au film.

2- Promouvoir le film interne comme une production hollywoodienne :

Diffusion d'une bande-annonce dans la newsletter interne :

• Affichage d'affiches reprenant les codes des films d'action dans les lieux de pause des 9 bâtiments municipaux.
• Publication d'un article sous l'angle de la critique de film dans le magazine bimestriel interne
• Envoi d'invitations à la projection du film.
• Impression et affichage grand format de l'affiche du film interne dans le cinéma, à côté des blockbusters du moment.

3- Transformer des vœux institutionnels en une cérémonie conviviale :

• Réservation de la grande salle confortable du plus grand cinéma de la ville.
• Introduction et remise des prix par Monsieur le Maire dans une atmosphère chaleureuse et détendue. Lors de la cérémonie de remise des prix, les acteurs principaux ont reçu un discours personnalisé du Maire.
• Temps convivial avec un brunch après la projection.

4- Prendre en compte les contraintes RH
La fermeture exceptionnelle des services a été négociée avec le rectorat pour permettre aux ATSEM de participer à l'événement. De plus, la cérémonie a été planifiée dans un créneau horaire qui permet aux agents du périscolaire et de la cuisine centrale de se rendre disponibles.

Moyens

Budget global : 13 076 €

• Réalisation d’un film de 20 min + vidéo teaser :5 300 €
• 2 grandes affiches 120 x 176 : 16 €
• Location du Kinepolis : (salle de cinéma) : 2 333 €
• 50 affiches A3 pour les salles de pauses des agents : 27 €
• Buffet / traiteur : 5 000 €
• 20 cadres photos pour donner l’affiches aux agents qui ont été acteurs :400 €

Ressources humaines du projet :

• 1 chargée de communication interne ;
• Soutien du service communication : journaliste territorial, graphiste et webmaster ;
• 40 agents municipaux (premiers et seconds rôles) ;
• 2 membres d’un conseil de quartier ont joué dans le film.

Intervention d'une agence : Maxime Strzempa, FilmMaker Strz videos

Affiche de film et article annonçant les vœux sous forme de critique de film.

La cérémonie a enregistré une participation record de 342 agents, ce qui représente 67 % des effectifs de la collectivité. À titre de référence, en 2019, la cérémonie des vœux aux agents avait rassemblé 70 personnes, agents et élus compris.

Le film a été chaleureusement accueilli, et les agents ayant joué un rôle clé dans sa création ont été vivement applaudis et célébrés.

Le retour de l'assistance à l'issue de la manifestation a été très positif : selon notre enquête interne, 100 % des agents ont trouvé ce moment convivial. Par la suite, de nombreux agents se sont portés volontaires pour participer au 2ème volet des "Professionnels". Nous continuons de recevoir régulièrement des demandes pour découvrir le contenu de la cérémonie de l'année 2024, ce qui témoigne d'un enthousiasme marqué pour nos futures initiatives.

Les suites
Le service communication travaille actuellement sur les vœux internes du Maire en 2024. Cependant, nous maintenons scrupuleusement les projets confidentiels pour stimuler la curiosité et la rumeur !