Comment rédiger le cahier des charges d’un site éco-conçu ?

Pour comprendre en quoi la sobriété numérique est indispensable, quelques chiffres suffisent. Le numérique émet plus de gaz à effet de serre (GES) que l’aviation civile : environ 3,8 % des gaz à effet de serre mondiaux.
L’empreinte environnementale est due :

• à 80 % aux équipements ;
• à environ 16 % aux centres de données/data centers ;
• et à 5 % aux réseaux qui relient les utilisateurs entre eux et aux centres de données.

Concernant les équipements, c’est leur fabrication qui produit 80 % de leur empreinte. Et pourtant la course en avant technologique incite à créer des sites de plus en plus complexes. Et donc, à renouveler fréquemment ses équipements pour pouvoir naviguer.

Signalons également d’autres problèmes du surinvestissement dans la communication numérique, liés à la dématérialisation :

• la fracture numérique : 17 % de la population française, soit près de 13 millions de personnes d’après une étude de l'Insee du 25 février 2022, est en situation d’illectronisme. Notons d’ailleurs que 24 % des Français sont en situation de handicap ;
• l’infobésité : 53 % des Français souffrent de fatigue informationnelle.

La communication publique ne peut ignorer cette situation. Comme pour toutes les autres activités, elle est invitée à se transformer.
C’est en ce sens que le législateur a posé des règles pour encadrer la communication numérique des collectivités.

• Accessibilité : référentiel général de l’accessibilité – RGAA, 2009.
• Éco-conception : référentiel général d’éco-conception des services numériques – RGESN, 2022.
• Empreinte environnementale : réduction de l’empreinte environnementale du numérique – loi REEN, 2021. « Article 35 : I. Les communes de plus de 50 000 habitants définissent, au plus tard le 1^er janvier 2025, une stratégie numérique responsable qui indique notamment les objectifs de réduction de l'empreinte environnementale du numérique et les mesures mises en place pour les atteindre. » Éco-concevoir son site internet en fait partie.
• Protection des données : règlement général sur la protection des données – RGPD, 2016.

Et c’est bien là que l’éco-conception apporte des solutions concrètes pour réduire les impacts. En dimensionnant le besoin au juste nécessaire, elle permet de créer des sites sur lesquels le plus grand nombre d’utilisateurs peut naviguer sans avoir besoin de terminaux dernier cri. Une nécessité pour diminuer ainsi les risques d’obsolescence.

Avant toute chose, la rédaction du cahier des charges doit réunir a minima la communication et la DSI, voire la gouvernance. C’est un projet collectif qui s’inscrit dans la politique numérique responsable de la collectivité.

1. Formaliser l’identité de l’organisation et les publics auxquels elle s’adresse

Forcément, tout projet débute par les fondamentaux.

• Qui est mon organisation ?
• Qui sont les publics et leurs intentions de visite ? Cela simplifiera la définition des parcours utilisateurs.
• Quelles sont ses missions et compétences ? Quels sont ses objectifs pour ses publics ? Quelles sont ses valeurs ? Quelle est sa vision ?

L’objectif : déterminer POURQUOI l’organisation communique. Avec la volonté d’intégrer les 17 objectifs de développement durable (ODD) dans ses objectifs de communication.

2. Définir les besoins fonctionnels

Vous trouverez bon nombre de documents déjà établis sur les besoins fonctionnels d’un site. Nous n’allons pas vous redire ce qui est déjà écrit par ailleurs. En revanche, arbitrons les besoins fonctionnels avec les principes de l’éco-conception : il s’agit de définir le minimum nécessaire pour remplir ses objectifs, plus que de vouloir répondre à toutes les situations, au cas où.

Un principe fondamental : la règle des 3 U

La règle des 3 U est une des plus importantes en éco-conception.

Pour chaque fonctionnalité et contenu, évaluons :

• utilité : sont-ils utiles pour mon usager et pour accomplir les missions et les compétences de mon organisation ?
• utilisabilité : facilitent-ils le passage à l’action de mon usager ? Répondent-ils à un parcours utilisateur ? Sont-ils accessibles ?
• utilisé : sont-ils réellement utilisés ? Dans le cadre d’une refonte, étudier les statistiques du site existant est source d’enseignement.

Cette règle permet de déterminer ce qui est essentiel et ce à quoi il est possible de renoncer aisément sans nuire à l’atteinte de ses objectifs ni dégrader l’expérience usager.

3. Intégrer l’accessibilité

L’accessibilité doit être intégrée au démarrage du projet. Elle a une incidence forte sur les éléments : par exemple, une cartographie seule n’est pas forcément adaptée à l’accessibilité.

Parmi ses objectifs :

• favoriser l’accès, par le plus large public, aux ressources proposées ;
• s’engager contre l’exclusion et la fracture numérique ;
• faciliter l’accès aux messages et s’assurer qu’ils sont délivrés dans de bonnes conditions de consultation.

N’oublions pas d’ailleurs que l’accessibilité est demandée depuis 2005.

Voici les sections les plus importantes à formaliser dans un cahier des charges :

• inscrire les points de vigilance suivants :

  ◦ contraste des couleurs,
  ◦ taille des textes,
  ◦ hiérarchie des titres,
  ◦ navigation au clavier,
  ◦ texte alternatif des images ;
  

• demander un haut niveau d’accessibilité des formulaires.

4. Intégrer la sobriété éditoriale

La sobriété éditoriale est également à intégrer dès la conception du projet. Parmi ses objectifs :

• respecter la charge mentale de l’internaute ;
• optimiser le temps de travail du communicant ;
• réduire l’empreinte environnementale du numérique.

Une clé d’action est de faciliter le cycle de vie du contenu :

• date de péremption des actus ;
• notification de mise à jour des contenus pour les pages froides : révision, archivage, suppression ;
• dates dans les pages pour fiabiliser l’information, etc.

Notons que la révision de pages concerne l’ensemble des contenus d’une page : textes, photos, vidéos.

Il est important de vérifier l’engagement du prestataire sur les contenus : du dimensionnement de l’arborescence à la rédaction de textes. Quelle sensibilité à la sobriété éditoriale pour les personnes chargées de la rédaction ?

Autre point qui peut être à souligner pour s’assurer du nettoyage régulier du site (et lever les freins des équipes) : prévoir l’export de l’intégralité des contenus une fois par an pour garder la mémoire des choses hors ligne et non pas en ligne. Car votre site web n’est pas une base de données !

5. Préciser les critères de performance environnementale et sociétale

Dans le cahier des charges, il est important d’établir des critères à atteindre pour évaluer l’engagement du site. Par exemple, vous pouvez utiliser EcoIndex, outil open source développé par la communauté GreenIT.fr pour évaluer l’indicateur environnemental d’une page web, et vérifier que les pages du site internet aient un score A, B ou C. Sinon, il faut justifier l’écart.

Sur une déclaration d’accessibilité, visez au moins les 51 % – niveau minimum pour afficher la mention « conformité partiellement atteinte » – et définissez un plan pluriannuel pour améliorer continuellement ce score. S’il s’agit d’une refonte, il faudra que le niveau de conformité soit au moins le même que celui du site actuel.

À noter, l’audit de conformité, l’audit d’accessibilité ou le RGPD doivent être réalisés par des tiers, mais jamais par le prestataire qui a réalisé le site.

6. S’assurer de la durabilité

Envisager la maintenance du site garantit que les efforts réalisés au lancement du projet soient durables et qu’il « engendre » une faible dette technique.
Les choix technologiques impliquent, dès l’ouverture du site, une dette technique.
En effet, dans tout projet de site web, des frais de maintien en bon état de fonctionnement sont à prévoir pendant toute la durée de vie d’un site internet.

Par exemple, si le prestataire propose l’outil WordPress, il sera nécessaire de mettre à jour régulièrement l’outil et ses modules. Ces mises à jour nécessitent un budget dédié pendant toute la durée de vie du site web. En choisissant cet outil, je génère une dette de maintenance dès la conception.
Si je choisis une nouvelle technologie, je prends le risque qu’elle ne fonctionne plus dans deux ans, car elle n’aura pas duré. La dette technique sera lourde, car il faudra éventuellement migrer vers d’autres solutions techniques.
Plus le site est simple, plus il respecte les normes et s’inscrit dans un processus qualité, moins je prends de risques.

Évaluer les offres

Une grille doit être établie comportant les points unitaires les plus importants pour que les réponses soient facilitées.

Exemples de points unitaires :

• l’équipe chargée de la réalisation du projet dispose-t-elle au moins d’une personne formée ou certifiée à l’éco-conception web ?
• la réponse intègre-t-elle un accompagnement sur l’utilité des fonctionnalités ?

Un tel système permet de donner une note sur la capacité à produire un site éco-conçu en incluant l’accessibilité, le RGPD, l’hébergement, la maintenance, etc.

Vérifier les références client

Les références client fournies par les répondants peuvent donner de précieux indices sur leur capacité à éco-concevoir un site web.
Encore faut-il s’assurer de mesurer les bonnes pages !
Certaines pratiques consistent à annoncer un score EcoIndex A ou B, mais sur des pages vides de contenu. Par exemple, une page de navigation proposant un choix « Citoyens » et « Entreprises ». Nous vous invitons à mesurer vous-mêmes les scores EcoIndex.fr de la page d’accueil et d’une ou deux pages intérieures types. Utiliser EcoIndex est très simple : il suffit de renseigner l’adresse web de la page en question, et son score est calculé automatiquement.

Demander les certifications

Demandez aux répondants de fournir les preuves des certifications – éco-conception, accessibilité, RGPD, Opquast, etc. Ne vous contentez pas d’annonces.

Respecter les règles d’or d’un projet web

1. L’audit et la déclaration d’accessibilité ne doivent pas être réalisés par le prestataire qui réalise le site web.
2. L’audit et la déclaration environnementale ne doivent pas être réalisés par le prestataire qui réalise le site web.
3. Si vous faites appel à un AMO, il ne doit pas répondre à l’appel d’offres.

Voilà quelques points qui vous aideront, nous l’espérons, à clarifier la rédaction d’un cahier des charges pour l’éco-conception d’un site.