Petits budgets de com : conseils pratiques pour faire avec

Construire une stratégie, en priorisant ses actions de communication sur l’année, est un moyen de tenir son budget. Si l’on dispose d’un certain nombre d’outils, il est utile à chaque préparation budgétaire de mesurer leur impact et de se demander quelle source d’économies on pourrait en tirer. Par exemple, pour un journal, en diminuer le nombre de parutions, la pagination, introduire des encarts publicitaires… sont autant de solutions.

D’une manière générale concernant le print, une remise en concurrence régulière permet de réduire les frais d’impression (s’ils sont inférieurs au seuil des marchés publics sur l’année, une demande de devis auprès de quelques prestataires suffit).

Comme le montre le sondage d’InterMédia réalisé en 2007, la tendance à l’internalisation de la fonction communication se fait davantage ressentir en période de restriction budgétaire. Dans ce cas, il s’agira de mobiliser la ressource interne, au sein d’une démarche collaborative. Par exemple des espaces du site internet sont confiés à une personne d’un service différent (moyennant le respect de la charte éditoriale du site et un circuit de validation). Concernant la distribution des supports édités par la collectivité, agents et/ou élus peuvent se partager la commune.

Par ailleurs, des outils gratuits ou bon marché existent dans les domaines graphique et numérique. Parmi les logiciels libres, Scribus propose des fonctionnalités proches des outils professionnels payants et s’avère très intuitif à maîtriser. Les offres sont également nombreuses pour créer et gérer un site internet : WordPress, Wix ou encore E-monsite ont fait leurs preuves. La profusion de tutoriels et de forums dédiés favorise la maîtrise rapide et autonome de ces outils.

L’image de l’institution ne passe pas seulement par les outils qu’elle utilise, mais aussi par la manière dont elle accueille l’administré.
Sur place, la courtoisie de l’agent d’accueil, l’ergonomie et la signalétique des lieux doivent laisser une bonne impression au visiteur.
Par téléphone, pensez à un message d’attente agréable qui, dans le meilleur des cas, diffusera quelques actualités du territoire. Là aussi, la courtoisie est de mise, un sourire s’entend au téléphone.
Par courrier/courriel, la qualité et la rapidité de la réponse, la mise en forme des lettres (tous les services se conforment à une même charte graphique) et l’indication du nom de l’interlocuteur en mairie sont autant d’attentions qui ne coûtent pas grand-chose, mais revêtent de l’importance pour l’habitant.

Une petite collectivité a tout intérêt à s’appuyer sur des personnes « ressources » qui l’aideront dans ses tâches. La proximité permet de jouer sur ce levier et d’interagir avec les habitants en les impliquant, lorsque ceux-ci montrent un intérêt pour la vie locale. Un budget restreint oblige à trouver plusieurs appuis.

Associations
Pour donner plus d’ampleur à un événement, il est utile d’intégrer les associations pour différentes raisons. Leurs bénévoles peuvent être demandeurs, et parfois, il suffit de leur donner une idée de départ pour qu’ils s’investissent. Ils viendront aussi avec leurs compétences que peut-être vous n’aviez pas soupçonnées. À titre d’exemple : animer différents stands lors de la fête annuelle de la commune (buvette, jeux pour enfants…), participer à la confection d’objets pour un marché de Noël/artisanal, apporter un appui logistique lors d’un événement sportif, etc.

Parents d’élèves
Les mairies sont partie prenante dans l’éducation des enfants puisqu’elles gèrent le périscolaire et l’extrascolaire, ainsi que l’entretien des écoles. Pourquoi ne pas intégrer des parents d’élèves (notamment s’ils se sont groupés en association) pour développer des projets ludo-éducatifs avec les enseignants ? Cela pourrait se concrétiser par des sorties, des ateliers-jeux…

Familles
En matière de propreté, une journée de sensibilisation peut intégrer la participation large des familles pour apporter son aide dans l’entretien et/ou la rénovation d’un espace/d’un parc par exemple. Ce moment peut devenir festif en se terminant par le verre de l’amitié.
En impliquant les habitants, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour qu’ils respectent leur environnement proche. Et il y a fort à parier que les agents des services techniques seront ravis d’expliquer, à cette occasion, leurs missions quotidiennes.
Profitez d’un temps fort dans l’année comme la Semaine du développement durable ou la Semaine de la réduction des déchets. Par exemple l’ADEME a mis en ligne un guide sur la mise en œuvre d’une opération de nettoyage. S’appuyer sur des personnes « ressources » permet le décloisonnement et modifie les relations qui ne sont plus descendantes, mais d’égal à égal.

Collègues
Pour un agent, une personne « ressource » peut être un collègue sur lequel on sait pouvoir s’appuyer et en qui on a toute confiance, même s’il n’est pas directement impliqué dans la communication. Des élus intéressés par la communication et l’attractivité du territoire peuvent également devenir des soutiens. Vous leur apportez votre technicité et eux apportent leur connaissance du terrain.
Quand l’action se termine, n’oubliez pas de remercier les participants et maintenez un lien (en étant sur le terrain, en les intégrant à un listing de personnes à inviter lors d’événements…). Ils deviendront des « ambassadeurs » de votre collectivité et des relais d’information.

Enfin, développez les relations avec vos pairs, ces agents qui ont des missions similaires aux vôtres dans les collectivités voisines. Ils ne sont certes pas des personnes « ressources » à proprement parler, mais il est intéressant de voir comment ils travaillent, communiquent et valorisent leur commune. Vous découvrirez peut-être qu’ils possèdent des compétences pointues dans un domaine et vous pourrez alors leur demander conseil. Ils porteront un regard bienveillant sur ce que vous faites car ils connaissent les contraintes du métier et trouveront un intérêt au développement de ces relations.

Mutualiser les moyens entre communes d’un même EPCI et/ou entre communes membres et son EPCI peut faire partie des pistes d’économie. Selon l’enquête d’Occurrence/Cap’Com, les maires conseillers communautaires l’envisagent positivement, ils sont 2/3 à considérer que cela serait une bonne chose. Mais parmi les maires qui ne sont pas encore engagés dans cette mutualisation, cette solution est encore mal perçue (56 % estiment que c’est plutôt une mauvaise chose).
En fait, la mutualisation se construit par étapes : elle suppose, dans un premier temps, de pouvoir échanger entre professionnels d’un même secteur, de faire bénéficier les autres de compétences spécifiques. Puis, il peut s’envisager de mutualiser l’achat et le prêt de matériels, avant d’aller plus loin.

L’existence d’un réseau de personnes « ressources » permet de se protéger d’un risque d’isolement. C’est en vous déplaçant et en interagissant avec les citoyens – et avec vos collègues – que vous ferez du bon travail. C’est une source inépuisable d’enrichissement.