Sur la base des résultats d’un baromètre interne mené en deux phases, la ville de Villeurbanne déploie une nouvelle stratégie – co construite avec les agents – ainsi qu’un dispositif éditorial et graphique entièrement repensé pour se placer au service d’une communication interne utile et utilisable par toutes et tous. Le dispositif compte notamment sur une charte graphique et éditoriale organisant les contenus en trois familles (infos stratégiques, infos métier, droits et démarches), la refonte de la lettre mensuelle et de l’intranet, la création d’un magazine semestriel, de deux newsletters (pour les managers et pour les agents) ainsi que d’un cycle de conférences. Un dispositif complet qui permet de diffuser la bonne information au bon moment et qui aide les agents à se situer dans l’organisation.
Campagne lauréate du Grand Prix Cap'Com 2025 dans la catégorie Communication interne
Problématique
Contexte
En 2021, la ville formalise pour la première fois une stratégie de communication globale qui intègre la nécessité de repenser sa communication interne, jusqu’alors organisée autour d’une lettre interne mensuelle VIP – pour information Villeurbanne personnel-, et d’un intranet, WIP, essentiellement orientés sur les sujets RH. Pour concevoir ce dispositif, un baromètre de la communication interne est lancé en deux phases : un questionnaire quanti et des groupes quali pour identifier des pistes de solutions et co-construire les supports. Ce nouveau dispositif est désormais entièrement déployé.
Objectifs
- Faire comprendre/expliquer >>Accompagner le changement
- Permettre d’agir>>Engager
- Créer du lien, de la cohésion>>Impliquer
- Fixer le cadre, donner les règles>>Sécuriser
- Encourager l’innovation, la prise d’initiative, libérer les talents >>Rendre acteur
- Fidéliser
Cibles
- Managers
- Agents de la collectivité
Mise en œuvre
Concept
Une stratégie co-construite avec les agents et un dispositif éditorial et graphique au service d’une communication interne utile et utilisable.
Réalisation
Réalisé en juin-juillet 2022, le baromètre de la communication interne a permis d’identifier
- de fortes attentes liées à l’information RH ainsi qu’à l’accès aux droits et aux ressources,…
- un fort attachement à l’équité dans l’accès à l’information
- des pratiques hétérogènes d’accès à l’information et des besoins différents.
- La nécessité de créer du lien est aussi prépondérante que celle de donner un sens à l’action
Les objectifs de communication retenus
Aider chacun.e à se situer dans l’organisation, à mesurer sa place dans le projet, sa contribution. Par rapport à l’info qu’il reçoit. Chaque agent, chaque manager doit savoir : à quel titre, pourquoi il la reçoit, pour quoi faire, pour quoi en faire, ce qui est attendu de lui.
Diffuser la bonne info, au bon moment, avec les bons moyens … >> Définir les circuits et les modalités de gouvernance, de production des contenus, de validation et de priorisation >> Renforcer la périodicité >> Structurer et planifier les prises de parole >> Elaborer un dispositif fondé sur la complémentarité des medias
S’adresser à tous.tes et à chacun.e avec une communication inclusive dans sa forme et dans ses moyens, pour permettre l’accès aux droits et aux services.
Les principes
- Impliquer & associer à tous les niveaux : la communication interne doit être l’affaire de tous.
- Faire participer/contribuer les équipes à la production des contenus.
- Penser stratégie VS outils.
- Intégrer la communication DANS les projets.
- Donner systématiquement la primeur à la ligne managériale.
- Anticiper et communiquer même quand tout n’est pas ficelé.
- Privilégier la compréhension vs l’exhaustivité ?
- Tester, expérimenter et se donner le droit à l’erreur, à l’essai, à l’innovation.
- Produire des contenus à la fois conçus pour leurs « utilisateurs » et l’atteinte des « finalités » qui leurs sont attribuées :
- ni exhaustifs, ni jargonneux, ni prétexte, en langage clair
- construits à partir des questions auxquels ils répondent
- dans un logique de sobriété éditoriale
Les moyens de communication mis en œuvre :
- Une charte graphique et éditoriale organisant les contenus en 3 familles : 1. repères : infos stratégiques, 2. savoir-faire : infos métier, 3. mairie pratique : droits et démarches
- Refonte de VIP la lettre mensuelle adressée à tous les agents avec la fiche de paye
- Création avec les agents de VIP le mag, un magazine semestriel
- Refonte de WIP, l’intranet, orienté usager, sobriété éditoriale et langage clair, accessible et responsive.
- Création de deux newsletters : Ligne directe, hebdo pour les managers et VIP expresso bimensuelle pour les agents.
- Organisation de VIP conférences, accessibles en visio et en présentiel pour présenter des projets ou transformations de la collectivité : transition écologique, violences sexuelles et sexistes, intelligence artificielle...
Les grandes étapes de l’opération :
- Mars-juin 2021 : nouvelle stratégie globale de communication
- Juin-août 2022 : Barocom : 35% des agents se prononcent sur leurs perceptions et leurs attentes vis-à-vis de la communication interne
- Juillet 2022 : première édition du forum IDEA (Innovation et Débats Entre Agents) sur le thème de l’action sociale.
- Sept-oct 2022 : groupes quali avec 30 agents, pour esquisser les contours du nouveau dispositif.
- Mars 2023 : conception du dispositif.
- Juin 2023 : nouvelle charte graphique et éditoriale
- Sept. 2023 VIP la lettre nouvelle formule. Lancement des VIP conférences
- Oct 2023 : Lancement de Ligne directe, la newsletter de l’encadrement supérieur.
- Nov 2023 : parution du référentiel managérial
- Janvier 2024 : premier numéro de VIP le mag, adressé au domicile des 2500 agents.
- Janvier 2024 bis : Parution du Point sur… support thématique pour les managers.
- Septembre 2024 : Refonte des contenus RH de l’intranet.
- Lancement de l’espace managers sur le site.
- Sept 2024-Août 2025 : Refonte complète de WIP : UX, design, arborescence, ligne éditoriale,…
- Août 2025 : Lancement de VIP expresso, newsletter interne à destination de tous les agents avec une campagne de communication interne
- En approche : Chatbot RH
Moyens
Budget global : 25 000 € consacrés aux impressions (mag+ lettre + guides et à l’éxé de certains documents+campagnes d’affichage)
Les ressources matérielles et humaines mobilisées :
- Le studio créa interne pour la création de la charte, du webdesign, de la campagne de lancement de WIP et l’exé graphique des documents
- Les chargé.es de communication pour le déploiement de la stratégie et l’accompagnement des services
- La rédactrice en chef adjointe pour la rédaction et coordination des médias
- La webmaster éditoriale et le chef de projet digital pour la refonte de l’intranet et l’animation du réseau de contributeurs
- La directrice de la communication pour la définition de la stratégie, le pilotage et la coordination
- Un réseau de contributeurs pour l’identification des sujets et la veille.
Intervention d’une agence : deux agences nous ont accompagnés sur la refonte du site intranet : MGDIS pour la partie technique et développement et FC communication pour la partie éditoriale.
Supports
Évaluation
Une nouvelle édition du Barocom est prévue pour 2026.
En attendant, le baromètre de la qualité de vie démontre que le sentiment d’information progresse : 67% se disent bien informés sur les objectifs et projets de la collectivité (+5 points) de même que celui d’appartenance : 85% se disent fier.es de travailler pour la collectivité (+3 points par rapport à 2023).
91% des managers ont une définition claire de ce qui est attendu d’eux (+9 points) et 71% disent disposer des informations nécessaires pour informer leurs équipes sur l’activité et les projets de la collectivité, soit 8 points de plus qu’en 2023.
